Uso de OneNote para la gestión de ventas

Los 9 mejores trucos para utilizar OneNote en la gestión de ventas

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OneNote para la gestión de ventas

Los seguidores de nuestro blog sabrán que somos grandes fans del conjunto de herramientas de trabajo que contiene Microsoft Office. Como dice el marketing, realmente aportan herramientas de clase empresarial al mercado medio y a las PYMES. Queríamos compartir algunos consejos prácticos sobre cómo nosotros y nuestros clientes utilizamos OneNote para la gestión de ventas para ahorrar tiempo e impulsar la productividad.

Entre Office 365 se encuentra el cuaderno digital de Microsofts, OneNote, que es sin duda uno de nuestros favoritos. Nos llevó algún tiempo entender y aprender a usarlo y estamos bastante seguros de que todavía no estamos cerca de usar el producto al máximo.

Desde que nos convertimos, hemos añadido el complemento Onetastic, que nos proporciona una funcionalidad adicional y una enorme gama de macros que simplemente potencian OneNote para la gestión de ventas.

Dicho esto, si puedes añadir algún consejo que nos ayude a nosotros y a otros usuarios de OneNote, por favor hazlo en la sección de comentarios al final de este post. Aquí están los 9 mejores trucos

Formación de ventas en línea
Formación de ventas en línea

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1. Toma de notas en las reuniones de ventas

Todo el mundo conoce la importancia de tomar notas precisas durante una reunión de ventas con prospectos y clientes, sin embargo, siempre nos resultaba difícil recordar las preguntas y los pasos que debíamos seguir en nuestro proceso de ventas.

Además de capturar los detalles habituales de las reuniones, como los nombres y números de teléfono de los asistentes, queríamos capturar detalles como la dominancia sensorial primaria de los compradores y su estilo DiSC personal. En conjunto, era demasiada información para recordar, así que creamos una plantilla sencilla en OneNote basada en un documento de Word que habíamos estado utilizando.

Además de capturar esos detalles, incluimos una indicación visual para ayudarnos a recordar las preguntas más importantes y, finalmente, la última pregunta recoge los próximos pasos que se acuerden. Registramos estos “próximos pasos” utilizando la integración de las Tareas de Outlook dentro de OneNote, que lo añade automáticamente a la Tarea en Outlook.

La mayoría de los vendedores pueden preferir mantener este tipo de notas dentro de su CRM y hay un gran artículo aquí sobre cómo integrar OneNote con Microsoft Dynamics 365. Los usuarios de Salesforce pueden configurar una integración con OneNote a través de Zapier Integrations aquí.

Puedes diseñar tu propia página de Notas de Reunión o de Proyecto y guardarla como plantilla para acceder a ella fácilmente cada vez que la necesites.

Uso de OneNote para la gestión de ventas - Plantillas de página
Uso de OneNote para la gestión de ventas – Plantillas de página

Por último, es posible utilizar la función de grabación de audio en OneNote para grabar reuniones, pero no lo recomendamos en una reunión de ventas.

Ventajas de OneNote para las reuniones de ventas

Preferimos utilizar OneNote porque nos permite tomar notas a mano alzada y, a pesar de nuestros pobres intentos de escritura, siempre podemos utilizar la función de conversión a texto si es necesario para ordenar las cosas.

Además de poder escribir a mano alzada con el bolígrafo de Microsoft , también intentamos utilizar técnicas de toma de notas visuales que, según sabemos por nuestra formación en ventas, han demostrado ayudar a la retención de la memoria y a la concentración. Cada persona es diferente, pero nosotros preferimos escribir notas en lugar de teclearlas en una reunión.

Las notas no sólo nos ayudan a recordar lo que se dijo y los próximos pasos que hay que dar, sino que también son estupendas para consultarlas cuando enviamos un correo electrónico de “Gracias por reunirse conmigo” con un resumen de las notas y si tenemos que crear una propuesta o una presentación más adelante en el proceso de ventas.

Contras de One Note para las reuniones de ventas

Sospechamos que el mayor punto negativo será que, a menos que utilices Dynamics CRM o Salesforce, OneNote no se integrará con tu propio CRM. Dicho esto, estoy seguro de que podrás cortar y pegar las notas en otro CRM.

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2. Notas de coaching de ventas

El coaching de vendedores es posiblemente más poderoso que la formación en ventas cuando se hace bien. Uno de los fundamentos clave del coaching de ventas es mantener notas precisas para que tanto el coach como el coachee puedan consultarlas. Como es de esperar, esto debería estar basado en la nube y es una de las cosas más fáciles de configurar.

  1. Cree una sección en OneNote para cada representante de ventas que esté entrenando. Puede que te preocupe, con razón, la privacidad, ya que no es normal que las notas de entrenamiento de ventas, que deberían ser privadas, estén disponibles para que las vean otros miembros del equipo. Esto se soluciona fácilmente estableciendo una protección por contraseña en cada sección.
  2. Cree una nueva página dentro de OneNote y luego utilice una Plantilla para su proceso de coaching. Utilizamos el modelo de coaching de ventas GROW, pero usted puede utilizar cualquier modelo que elija. En nuestra situación, en la que la mayoría de las veces proporcionamos Coaching de Ventas online, completamos en parte las notas durante la sesión de coaching y las terminamos inmediatamente al final de las llamadas.

Inmediatamente después de cada sesión de coaching de ventas, enviamos por correo electrónico un resumen de los puntos de acción al coachee para que sepa qué compromisos ha adquirido antes de la siguiente sesión.
Al igual que con la plantilla de Notas de la Reunión de Ventas, puede diseñar su propia página en torno a su proceso de coaching de ventas y guardarla como plantilla para acceder fácilmente a ella cuando llegue la próxima sesión de coaching.

Uso de OneNote para la gestión de ventas - Notas de coaching
Uso de OneNote para la gestión de ventas – Notas de coaching

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3. Revisiones del rendimiento de las ventas

Si utiliza OneNote para la gestión de ventas , puede ayudarle fácilmente a revisar el rendimiento individual de su equipo de ventas. Una vez más, OneNote te lo pone fácil utilizando la función de secciones con protección por contraseña.

Esto puede incluirse fácilmente como una página adicional dentro de la sección de los representantes de ventas junto a sus notas de coaching de ventas o si el coaching es proporcionado por otra persona que no sea el gerente, entonces puede establecer una libreta diferente o una sección diferente dentro de la misma libreta.

Normalmente utilizamos los cuadros de mando de ventas como una forma de medir el rendimiento de las ventas individuales y esto se puede registrar dentro de OneNote o en una aplicación separada con sólo las notas de las reuniones reales que se registran en OneNote.

Una vez más, las principales ventajas son la facilidad de uso y acceso tanto para los empleados como para los directivos, además de la seguridad y la privacidad que proporciona OneNote.

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4. Formación en ventas con OneNote

Históricamente, la formación en ventas se llevaba a cabo mediante eventos de uno o dos días en los que los participantes recibían un manual de formación. Con la llegada de más formación de ventas en línea, OneNote es un gran repositorio para almacenar su contenido de formación de ventas. Es fácil establecer secciones como módulos de aprendizaje y páginas como lecciones individuales. Dentro de las Lecciones o páginas, puedes añadir contenidos de Vídeo, Audio o texto con cuestionarios y preguntas para cada alumno.

A diferencia de la formación comercial tradicional, que obliga a todos los alumnos a aprender al mismo ritmo, OneNote nos permite crear módulos de aprendizaje a ritmo propio que ofrecen resultados de aprendizaje mucho mejores. Para comprobar que los alumnos cumplen o superan los objetivos de aprendizaje, integramos encuestas y preguntas mediante la aplicación Microsoft Forms para cada alumno.

También es posible crear sesiones de formación de ventas individuales en las que se pueden asignar contenidos de aprendizaje para representantes de ventas individuales, lo que permite ofrecer un enfoque de aprendizaje más específico. OneNote le permite hacer un seguimiento y medir el aprendizaje, y proporcionar retroalimentación sobre una base individual a los estudiantes.

Una vez que haya creado sus lecciones de formación de ventas como una página en OneNote, simplemente guarde la página como una plantilla y podrá insertarla en cualquier formación personal de los representantes de ventas cuando sea necesario.

Una aplicación de formación secundaria si utiliza OneNote para la gestión de ventas es la posibilidad de utilizar toda la funcionalidad para crear programas de incorporación para los nuevos miembros del equipo de ventas. La principal ventaja de utilizar OneNote en este caso sería la posibilidad de registrar y documentar tantos tipos diferentes de estilos de contenido en un solo lugar para facilitar el acceso.

Una vez que hayas creado tu cuaderno, puedes compartirlo fácilmente con tus colegas en línea.

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5. Uso de OneNote como CRM

Aunque no recomendamos utilizar OneNote como aplicación de CRM, puede serlo. Puede descargar una plantilla de ventas de Auscomp que se basa en el sistema Kanban o basado en tarjetas, y aunque no tiene la funcionalidad completa de un CRM normal, funciona bien para aquellos que quieren mantener todo dentro de OneNote.

En nuestra opinión, es mucho más útil utilizar OneNote para lo que describiríamos como “proyectos de ventas”. Para nosotros, se trata normalmente de grandes compromisos que requieren algún tipo de personalización y gestión de proyectos. Estos proyectos suelen requerir múltiples reuniones con los responsables de la toma de decisiones y el apoyo adicional de los contactos de nuestra parte.

En nuestro caso, utilizamos OneNote dentro de un sitio de SharePoint dentro del entorno de MS Teams que creamos para los proyectos de los clientes. Teams es una gran plataforma de comunicación y utilizamos OneNote para tomar y compartir notas.

Para las oportunidades de venta que aún no son clientes pero que requieren muchas notas y cierto grado de planificación del proyecto, utilizamos OneNote con secciones añadidas para los correos electrónicos – Vinculado a la bandeja de entrada de Outlook. Esto nos permite reenviar los correos electrónicos relacionados con la oportunidad desde dentro de Outlook.

Contactos vinculados a los contactos de Outlook. Esto nos permite añadir los datos de contacto de Outlook que necesitamos compartir con nuestro equipo interno que trabaja en el proyecto.

Reuniones vinculadas a la función de Calendario en Outlook. Esto nos permite insertar futuras reuniones desde Outlook que pueden requerir cierta planificación interna.

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6. Plantilla de lista de tareas de OneNote

Existen numerosas plantillas gratuitas de Tareas dentro de OneNote que puedes utilizar o puedes crear las tuyas propias que tenemos. Creamos una sección de Tareas con páginas en su interior que están vinculadas a la sección de Tareas en Outlook.

Desde Outlook podemos enviar todas las Tareas a esta página donde las añadimos a un Tablero de Tareas Priorizadas antes de asignar un propietario, una fecha límite y una categorización. Esto permite a todo nuestro equipo tener una única vista del flujo de trabajo actual, al tiempo que permite a los usuarios trabajar en las tareas originales que se enviaron desde Outlook.

Las cuatro secciones del panel principal con ejemplos de tareas que utilizamos son:

CRISIS: URGENTE / IMPORTANTE

PRODUCTIVIDAD: NO URGENTE / IMPORTANTE

DISTRACCIÓN: URGENTE / NO IMPORTANTE

RESIDUOS: NO ES URGENTE / NO ES IMPORTANTE

Uso de OneNote para la gestión de ventas - Lista de tareas
Uso de OneNote para la gestión de ventas – Lista de tareas

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7. Escribir un diario con OneNote.

El diario es una poderosa herramienta que ayuda a los vendedores a ser más productivos, a establecer objetivos, a aprender a través de la reflexión y sirve como una gran herramienta de desarrollo personal.

Lo más importante es que llevar un diario ayuda al procesamiento cognitivo y mejora el bienestar mental general. De hecho, muchas personas dicen que llevar un diario les cambia la vida.

Aunque no siempre es popular, todos los gurús del desarrollo personal recomiendan llevar un diario. Los diarios tienen muchas formas y lo más importante es elegir el formato que más te convenga.

El mejor diario que hemos encontrado es el de la empresa Sales Journal, pero hemos desarrollado nuestro propio diario, más corto, que tarda entre 5 y 10 minutos en completarse cada mañana y que parece funcionar mejor para los vendedores.

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8. Orden del día de la reunión del equipo de ventas

Por último, la tarea más fácil y común para utilizar OneNote para la gestión de ventas es para tomar notas durante una reunión semanal o mensual del equipo de ventas. Al igual que con cualquier otra tarea utilizando OneNote para la gestión de ventas, creamos una sencilla plantilla de Agenda que podemos recrear en cada reunión con un solo clic.

Además de tomar notas, recomendamos grabar todas las reuniones para que, obviamente, quede constancia de ellas, pero además, cuando los miembros del equipo de ventas estén ausentes por vacaciones o enfermedad, podrán acceder fácilmente a la grabación para asegurarse de que no se pierden nada.

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9. Cuadernos de ventas

Definitivamente hemos dejado lo mejor para el final porque OneNote es una herramienta increíble para crear, entregar y construir Cuadernos de Ventas. Mientras que muchos libros de jugadas siguen siendo documentos estáticos, OneNote proporciona un documento vivo al que pueden acceder y actualizar constantemente tantas o tan pocas personas como se desee.

Todas las herramientas y plantillas que hemos destacado en este post pueden residir dentro de su OneNote Sales Playbook, lo que hace que la experiencia del usuario sea aún mejor.

Nuestros cuadernos de ventas de OneNote están alojados dentro de MS Teams, donde tenemos equipos dedicados a cada uno de nuestros clientes y cada equipo tiene su propio cuaderno personalizado.

De hecho, cuando se combina Equipos de MS, OneNote, MS Forms, tienes todo lo que necesitas para crear tu propio Sistema de Gestión de Aprendizaje y, dado el coste de algunas de las plataformas LMS, esta es una gran manera para que las empresas más pequeñas y medianas entren en el mundo de LMS y Sales Enablement a un precio mucho más bajo.


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Para saber más sobre la gestión de ventas, consulte este artículo en profundidad o puede realizar un curso de formación sobre gestión de ventas aquí.

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Iain Swanston Klozers

Author Bio

Iain Swanston has spent over 30 years in B2B sales selling, training and leading teams both domestically and internationally.  In addition he serves as an Associate at Strathclyde University Business School where he has delivered the sales content for the Masters in Entrepreneurship since 2015.

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