Verkoopteams met Sales Playbooks hebben 33% meer kans om goed te presteren met winpercentages van meer dan 50%
Volgers van onze blog hier weten dat wij grote fans zijn van het pakket werkinstrumenten dat Microsoft Office bevat. Zoals de marketing zegt, brengen ze echt Enterprise-Class tools naar de middenmarkt en KMO’s. We wilden graag wat praktische tips met u delen over hoe wij en onze klanten OneNote voor verkoopmanagement gebruiken om tijd te besparen en de productiviteit te verhogen.
Onder Office 365 zit Microsofts digitale notitieblok OneNote, dat ongetwijfeld een van onze favorieten is. Het kostte wel wat tijd om het te begrijpen en te leren gebruiken en we zijn er vrij zeker van dat we het product nog lang niet optimaal gebruiken.
Sinds we converteerders zijn geworden, hebben we de Onetastic Addin toegevoegd, die ons extra functionaliteit geeft en een enorme reeks macro’s die OneNote voor Verkoopmanagement gewoonweg superchargen.
Met dat gezegd hebbende, als u tips kunt toevoegen die ons en andere OneNote gebruikers kunnen helpen, doe dat dan alstublieft in de commentaar sectie onderaan dit bericht. Dus hier zijn de top 9 hacks
Iedereen weet hoe belangrijk het is om tijdens een verkoopsgesprek met prospects en klanten nauwkeurige notities te maken, maar wij vonden het altijd moeilijk om ons de vragen en stappen te herinneren die we in ons verkoopproces moesten volgen.
Naast het vastleggen van de gebruikelijke vergaderdetails zoals namen en telefoonnummers van de deelnemers, wilden we ook details vastleggen zoals de Primaire Zintuiglijke Dominantie van de Kopers en hun Persoonlijke DiSC stijl. Alles bij elkaar was het gewoon te veel informatie voor ons om te onthouden, dus maakten we een eenvoudig sjabloon in OneNote op basis van een Word-document dat we hadden gebruikt.
Naast het vastleggen van deze details hebben we een visuele prompt opgenomen om ons te helpen de belangrijkste vragen te onthouden en ten slotte bevat de allerlaatste vraag alle overeengekomen volgende stappen. We leggen deze “volgende stappen” vast met behulp van de Outlook Taken integratie in OneNote die dit automatisch toevoegt aan Taken in Outlook.
De meeste verkopers bewaren dit soort notities liever in hun CRM en er is hier een geweldig artikel over hoe OneNote te integreren met Microsoft Dynamics 365. Voor Salesforce-gebruikers kunt u hier een integratie met OneNote opzetten via Zapier Integrations.
U kunt uw eigen pagina ontwerpen voor notities over vergaderingen of projecten en deze opslaan als sjabloon, zodat u ze altijd bij de hand hebt.
Ten slotte is het mogelijk om de audio-opnamefunctie in OneNote te gebruiken om vergaderingen op te nemen, maar wij zouden dit niet aanraden in een verkoopvergadering.
Wij geven de voorkeur aan OneNote omdat we daarmee aantekeningen uit de losse hand kunnen maken en ondanks onze povere pogingen tot handschrift kunnen we altijd de functie “converteren naar tekst” gebruiken als dat nodig is om dingen op te ruimen.
Naast de mogelijkheid om met de Microsoft pen uit de losse hand te schrijven, proberen we ook visuele notitietechnieken te gebruiken, waarvan we weten uit onze verkooptraining dat ze het geheugen en de focus bevorderen. Iedereen is anders, maar wij geven de voorkeur aan het schrijven van notities boven het typen ervan tijdens een vergadering.
De notities helpen ons niet alleen herinneren wat er is gezegd en welke volgende stappen er moeten worden ondernomen, maar zijn ook handig om naar terug te verwijzen wanneer we een “Bedankt voor de ontmoeting e-mail” sturen met een samenvatting van de notities en als we later in het verkoopproces een voorstel of presentatie moeten maken.
We vermoeden dat het grootste minpunt zal zijn dat tenzij je Dynamics CRM of Salesforce gebruikt, OneNote misschien niet integreert met je eigen CRM. Ik ben er echter zeker van dat u de notities in een ander CRM zou kunnen knippen en plakken.
Het coachen van verkopers is aantoonbaar krachtiger dan verkooptraining als het goed gedaan wordt. Een van de belangrijkste grondslagen van verkoopcoaching is het bijhouden van nauwkeurige notities waarnaar zowel de coach als de gecoachte kunnen teruggrijpen. Zoals te verwachten is dit een cloudgebaseerd systeem, en het is een van de eenvoudigste dingen die u kunt instellen.
Onmiddellijk na elke sales coaching sessie, mailen we een samenvatting van alle actiepunten naar de gecoachte zodat hij weet welke verbintenissen hij is aangegaan voor de volgende sessie.
Net als bij het sjabloon voor notities van verkoopgesprekken kunt u uw eigen pagina ontwerpen rond uw verkoopcoachproces en deze opslaan als sjabloon, zodat u er gemakkelijk bij kunt wanneer de volgende coachingsessie aan de beurt is.
Als u OneNote gebruikt voor verkoopmanagement kan het u gemakkelijk helpen de individuele prestaties van uw verkoopteam te beoordelen. Nogmaals OneNote Maak dit gemakkelijk door gebruik te maken van de secties functie met wachtwoordbeveiliging.
Dit kan gemakkelijk worden opgenomen als een extra pagina in het gedeelte Verkoopmedewerkers naast hun notities over verkoopcoaching of als de coaching wordt gegeven door iemand anders dan de manager, kunt u een ander notitieboek of een ander gedeelte in hetzelfde notitieboek maken.
Wij gebruiken Sales Scorecards als een manier om individuele sales prestaties te meten en dit kan worden vastgelegd in OneNote of in een aparte applicatie waarbij alleen de eigenlijke meeting notities worden vastgelegd in OneNote.
De belangrijkste voordelen zijn opnieuw het gebruiksgemak en de toegankelijkheid voor zowel werknemers als managers, naast de veiligheid en privacy die OneNote biedt.
In het verleden werden verkooptrainingen gegeven in de vorm van 1- of 2-daagse evenementen, waarbij de deelnemers een trainingshandleiding ontvingen. Met de komst van meer Online Verkooptraining is OneNote een geweldige opslagplaats om de inhoud van uw verkooptraining op te slaan. Het is eenvoudig om Secties in te stellen als Leermodules en Pagina’s als de Individuele lessen. In de lessen of pagina’s kunt u video-, audio- of tekstgebaseerde inhoud toevoegen met quizzen en vragen voor elke leerling.
In tegenstelling tot de traditionele Sales Training die alle studenten dwingt om in hetzelfde tempo te leren, stelt OneNote ons in staat om Self-paced leermodules te maken die veel betere leerresultaten opleveren. Om na te gaan of de leerlingen hun leerdoelen halen of overtreffen, integreren wij voor elke leerling enquêtes en vragen met behulp van de toepassing Microsoft Forms.
Het is ook mogelijk om individuele verkooptrainingen te maken, waarbij u leerinhoud kunt toewijzen aan individuele verkopers, zodat u een meer gerichte leeraanpak kunt bieden. Met OneNote kunt u het geleerde bijhouden en meten, en cursisten op individuele basis feedback geven.
Zodra u uw verkooptrainingslessen als pagina in OneNote heeft aangemaakt, slaat u de pagina op als sjabloon en kunt u deze indien nodig invoegen in de persoonlijke training van uw verkoper.
Een secundaire trainingstoepassing als u OneNote voor verkoopmanagement gebruikt, is de mogelijkheid om de volledige functionaliteit te gebruiken om inwerkprogramma’s voor nieuwe verkoopteamleden op te stellen. Het grootste voordeel van OneNote is in dit geval de mogelijkheid om zo veel verschillende soorten inhoud op één plaats vast te leggen en te documenteren, zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn.
Als u uw notitieboek eenmaal hebt gemaakt, kunt u notitieboeken eenvoudig online delen met collega’s.
Hoewel we het gebruik van OneNote als CRM applicatie niet zouden aanraden, kan het dat wel zijn. U kunt een verkoopsjabloon downloaden van Auscomp, dat gebaseerd is op het Kanban- of kaartsysteem, en hoewel het niet de volledige functionaliteit van een gewoon CRM heeft, werkt het goed voor degenen die alles in OneNote willen bewaren.
Wat volgens ons veel nuttiger is, is om OneNote te gebruiken voor wat wij zouden omschrijven als “verkoopprojecten”. Voor ons zijn dit meestal grote opdrachten die een vorm van maatwerk en projectbeheer vereisen. Deze projecten vergen gewoonlijk meerdere vergaderingen met meerdere besluitvormers en extra steun van contacten aan onze kant.
In ons geval gebruiken we OneNote binnen een SharePoint site binnen de MS Teams omgeving die we creëren voor klantprojecten. Teams dient als een geweldig communicatieplatform en we gebruiken OneNote voor het maken en delen van notities.
Voor verkoopkansen die nog geen klanten zijn, maar toch veel notities en een zekere mate van projectplanning vereisen, gebruiken we OneNote met secties toegevoegd voor e-mails – gekoppeld aan Outlook Inbox. Hierdoor kunnen we e-mails met betrekking tot de opportuniteit doorsturen vanuit Outlook.
Contacten gekoppeld aan de Contacten in Outlook. Zo kunnen wij contactgegevens uit Outlook toevoegen die wij moeten delen met ons interne team dat aan het project werkt.
Vergaderingen gekoppeld aan de Agenda-functie in Outlook. Hierdoor kunnen we toekomstige vergaderingen vanuit Outlook invoegen die misschien wat interne planning vereisen.
Er zijn tal van gratis To Do-sjablonen in OneNote die u kunt gebruiken of u kunt er zelf een maken, zoals wij hebben gedaan. We hebben een To-Do sectie gemaakt met pagina’s erin die gekoppeld zijn aan de Taken sectie in Outlook.
Vanuit Outlook kunnen we alle Taken naar deze pagina sturen waar we ze toevoegen aan een Geprioriteerd To-Do Dashboard voordat we er een eigenaar, deadline en categorisering aan toekennen. Hierdoor heeft ons hele team één enkel overzicht van de huidige workflow, terwijl gebruikers nog steeds kunnen werken aan de oorspronkelijke taken die vanuit Outlook zijn verzonden.
De vier secties in het hoofddashboard met voorbeelden van Taken die we gebruiken zijn:
CRISIS: DRINGEND / BELANGRIJK
PRODUCTIVITEIT: NIET DRINGEND / BELANGRIJK
AFLEIDING: DRINGEND / NIET BELANGRIJK
AFVAL: NIET URGENT / NIET BELANGRIJK
Daily Journaling is een krachtig instrument dat verkopers helpt productiever te worden, doelen te stellen, te leren door reflectie en dient als een geweldig all-round instrument voor persoonlijke ontwikkeling.
Het belangrijkste is dat journaling helpt bij de cognitieve verwerking en het algehele mentale welzijn verbetert. In feite zeggen veel mensen dat journaling hun leven verandert.
Hoewel niet altijd populair raadt elke persoonlijke ontwikkelingsgoeroe aan om een dagelijks dagboek bij te houden. Dagboeken zijn er in vele vormen en het belangrijkste is dat je het formaat kiest dat voor jou werkt.
Het beste dagboek dat wij zijn tegengekomen is dat van het bedrijf Sales Journal, maar wij hebben ons eigen kortere dagboek ontwikkeld dat elke ochtend tussen 5 en 10 minuten in beslag neemt en dat beter lijkt te werken voor verkopers.
Tenslotte is de gemakkelijkste en meest voorkomende taak voor het gebruik van OneNote voor verkoopmanagement het maken van notities tijdens een wekelijkse of maandelijkse verkoopteamvergadering . Zoals bij elke andere taak met OneNote voor verkoopbeheer maken we een eenvoudig agendasjabloon aan dat we elke vergadering met één klik opnieuw kunnen maken.
Naast het maken van notities raden wij aan elke vergadering op te nemen, zodat u uiteraard een verslag van de vergadering hebt, maar ook, wanneer leden van het verkoopteam afwezig zijn wegens vakantie of ziekte, er een opname is die zij gemakkelijk kunnen raadplegen om er zeker van te zijn dat zij niets missen.
We hebben zeker het beste tot het laatst bewaard hier, want OneNote is gewoon een geweldige tool voor het maken, leveren en bouwen van Sales Playbooks. Terwijl veel playbooks nog steeds statische documenten zijn, biedt OneNote een levend document dat consequent kan worden geraadpleegd en bijgewerkt door zo veel of zo weinig mensen als u maar wilt.
Alle hulpmiddelen en sjablonen die we in deze post hebben toegelicht, kunnen in uw OneNote Sales Playbook worden opgenomen, wat de gebruikerservaring nog beter maakt.
Onze OneNote Sales Playbooks worden gehost binnen MS Teams, waar we speciale Teams hebben voor elk van onze klanten en elk Team zijn eigen op maat gemaakte playbook.
In feite, als je combineert MS Teams, OneNote, MS Forms, je hebt alles wat je nodig hebt om je eigen Learning Management Systeem te maken en gezien de kosten van sommige LMS platformen is dit een geweldige manier voor kleinere en middelgrote bedrijven om de LMS & Sales Enablement wereld te betreden tegen een veel lagere prijs.
Om meer te leren over Sales Management bekijk dan dit diepgaande artikel of u kunt hier een Training Sales Management volgen.
Iain Swanston has spent over 30 years in B2B sales selling, training and leading teams both domestically and internationally. In addition he serves as an Associate at Strathclyde University Business School where he has delivered the sales content for the Masters in Entrepreneurship since 2015.
107a High Street
Dalkeith
EH22 1AX
United Kingdom
Schothorsterlaan 11,
3822 NA,
Amersfoort,
Netherlands
Tel: +31 33 7544777
8911 North Capital of Texas Highway, Suite 4200 #1154
Austin, TX 78759
United States
Klozers
Ground Floor
470 St Kilda Road
Melbourne VIC
3004
