Utilização do OneNote para Gestão de Vendas

Top 9 Hacks Usando OneNote para Gestão de Vendas

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OneNote para Gestão de Vendas

Os seguidores do nosso blog aqui saberão que somos grandes fãs do conjunto de ferramentas de trabalho contidas no Microsoft Office. Como o marketing diz, eles trazem verdadeiramente ferramentas de classe empresarial para o Mid Market e PME’s. Queríamos partilhar algumas dicas práticas sobre como nós e os nossos clientes usamos o OneNote for Sales Management para poupar tempo e impulsionar a produtividade.

Entre o Office 365 está o Microsofts OneNote digital notebook, que é sem dúvida um dos nossos favoritos. Levou algum tempo a compreender e aprender a utilizá-lo e temos a certeza de que ainda não estamos nem perto de utilizar ao máximo o produto.

Desde que nos tornámos convertidos, adicionámos o Addin Onetastic que nos dá funcionalidades adicionais e uma enorme variedade de Macros que simplesmente sobrecarregam a OneNote para Gestão de Vendas.

Dito isto, se puder acrescentar quaisquer dicas que nos ajudem a nós e a outros Utilizadores OneNote, por favor, faça-o na secção de comentários no final deste post. Portanto, aqui estão os 9 melhores hacks

Formação em vendas online
Formação em vendas online

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1. Tomada de notas para reuniões de vendas

Todos sabem da importância de tomar notas precisas durante uma Reunião de Vendas com prospectos e clientes, no entanto, tivemos sempre dificuldade em recordar as questões e passos que precisávamos de seguir no nosso Processo de Vendas.

Para além de capturarmos os detalhes habituais da reunião como nomes e números de telefone dos participantes, queríamos capturar detalhes como o Buyers Primary Sensory Dominance e o seu estilo Pessoal DiSC. Tudo junto era apenas demasiada informação para nos lembrarmos, por isso criámos um modelo simples no OneNote baseado num Documento Word que tínhamos estado a utilizar.

Para além de capturarmos esses detalhes, incluímos uma solicitação visual para nos ajudar a recordar as questões mais importantes e, finalmente, a última questão capta quaisquer Próximos Passos que sejam acordados. Registamos estes “próximos passos” usando a integração de Tarefas no OneNote do Outlook, que automaticamente adiciona isto à Tarefa no Outlook.

A maioria dos vendedores pode preferir manter este tipo de notas dentro do seu CRM e há aqui um grande artigo sobre como integrar o OneNote com o Microsoft Dynamics 365. Para os utilizadores do Salesforce pode configurar aqui uma integração com o OneNote através das integrações Zapier.

Pode desenhar a sua própria página para Meeting ou Project Notes e guardá-la como um modelo para fácil acesso sempre que precisar dela.

Utilização do OneNote para Gestão de Vendas - Modelos de páginas
Utilização do OneNote para Gestão de Vendas – Modelos de páginas

Finalmente, é possível utilizar a função de gravação áudio no OneNote para gravar reuniões, no entanto, não o recomendaríamos numa Reunião de Vendas.

Prós da OneNote para reuniões de vendas

Preferimos usar o OneNote porque nos permite tomar notas à mão livre e apesar das nossas fracas tentativas de caligrafia, podemos sempre usar o recurso converter para texto se necessário para arrumar as coisas.

Para além de podermos escrever à mão livre com a caneta Microsoft , também tentamos utilizar técnicas de tomada de notas visuais que sabemos que a nossa formação em vendas é comprovadamente de ajuda à retenção e concentração da memória. Todos são diferentes mas preferimos escrever notas em vez de as dactilografar numa reunião.

As notas não só nos ajudam a lembrar o que foi dito e quais os próximos passos a dar, como são óptimas para nos referirmos quando enviamos um “Obrigado por se encontrarem comigo por e-mail” com um resumo das notas e se precisarmos de criar uma proposta ou apresentação mais tarde no processo de venda.

Contras de uma nota para reuniões de vendas

Suspeitamos que o maior negativo será que, a menos que esteja a utilizar Dynamics CRM ou Salesforce, então a OneNote poderá não se integrar com o seu próprio CRM. Dito isto, estou certo de que seria capaz de cortar e colar as notas num outro CRM.

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2. Notas de Coaching de Vendas

Os vendedores de coaching são indiscutivelmente mais poderosos do que o treino de vendas quando é bem feito. Uma das bases fundamentais do Sales Coaching é manter notas precisas tanto para o coach como para o coachee a que se refere. Como seria de esperar, isto deve ser baseado nas nuvens e é uma das coisas mais fáceis de montar.

  1. Criar uma Secção no OneNote para cada Representante de Vendas que está a treinar. Pode ser que se preocupe aqui, e com razão, com a privacidade, pois não é normal ter notas de coaching de vendas que devem ser privadas para que outros membros da equipa as possam ver. Isto é facilmente resolvido através da definição de protecção por palavra-passe em cada secção.
  2. Crie uma nova página no OneNote e depois utilize um modelo para o seu processo de treino. Utilizamos o modelo GROW coaching de vendas no entanto, pode utilizar qualquer modelo que escolher. Na nossa situação em que fornecemos principalmente Coaching de Vendas em linha, partimos completando as notas durante a sessão de coaching e depois terminamos imediatamente no final das chamadas.

Imediatamente após cada sessão de coaching de vendas, enviamos por e-mail um resumo de quaisquer pontos de acção ao coachee para que saibam que compromissos assumiram antes da sessão seguinte.
Tal como com o modelo de Notas de Reunião de Vendas, pode conceber a sua própria página em torno do seu processo de coaching de vendas e guardá-la como modelo para fácil acesso quando a próxima sessão de coaching estiver prevista.

Utilização do OneNote para Gestão de Vendas - Notas de Coaching
Utilização do OneNote para Gestão de Vendas – Notas de Coaching

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3. Análises de desempenho de vendas

Se estiver a utilizar o OneNote para Gestão de Vendas , pode facilmente ajudá-lo a rever o desempenho individual da sua equipa de vendas. Novamente OneNote Facilitar isto usando a função das secções com protecção por palavra-passe.

Isto pode facilmente ser incluído como uma página extra dentro da secção de Representantes de Vendas junto às suas notas de Coaching de Vendas ou se o Coaching estiver a ser fornecido por outra pessoa que não o gerente, então poderá então criar um caderno diferente ou uma secção diferente dentro do mesmo caderno de notas.

Utilizamos tipicamente os Cartões de pontuação de vendas como uma forma de medir o desempenho de vendas individuais e isto pode ser registado dentro do OneNote ou numa aplicação separada, sendo apenas as notas de reunião reais registadas no OneNote.

Mais uma vez os principais benefícios são a facilidade de utilização e acesso tanto para funcionários como para gestores, para além da segurança e privacidade que a OneNote proporciona.

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4. Formação em vendas com o OneNote

Historicamente, a Formação de Vendas era realizada através de eventos de 1 ou 2 dias com participantes que recebiam um manual de formação. Com o advento de mais Formação de Vendas Online, a OneNote é um grande repositório para Armazenar o teu conteúdo de formação de vendas. É fácil definir Secções como Módulos de Aprendizagem e Páginas como as Lições Individuais. Dentro das Lições ou páginas, pode adicionar conteúdo em Vídeo, Áudio ou texto com questionários e perguntas para cada aluno.

Ao contrário da Formação de Vendas tradicional que obriga todos os estudantes a aprender ao mesmo ritmo, o OneNote permite-nos criar módulos de auto-aprendizagem que proporcionam resultados de aprendizagem muito melhores. A fim de verificar se os alunos estão a cumprir ou a exceder os objectivos de aprendizagem, integramos inquéritos e perguntas utilizando a aplicação Microsoft Forms para cada aluno.

Também é possível criar sessões individuais de formação de vendas onde pode atribuir conteúdos de aprendizagem para os Representantes de Vendas individuais, permitindo-lhe fornecer uma abordagem de aprendizagem mais direccionada. O OneNote permite-lhe acompanhar e medir a aprendizagem, e fornecer feedback individual aos estudantes.

Uma vez criadas as suas Lições de Formação de Vendas como uma página no OneNote, basta guardar a página como um Template e pode então inseri-la em qualquer formação pessoal dos Representantes de Vendas, quando necessário.

Uma aplicação de formação secundária se estiver a utilizar o OneNote para Gestão de Vendas é a capacidade de utilizar toda a funcionalidade para criar programas de bordo para novos membros da Equipa de Vendas . A principal vantagem de utilizar o OneNote neste caso seria a capacidade de registar e documentar tantos tipos diferentes de estilos de conteúdo num único local para fácil acesso.

Uma vez criado o seu Caderno de Notas, pode facilmente partilhar os Cadernos de Notas com colegas online.

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5. Utilização do OneNote como CRM

Apesar de não recomendarmos a utilização do OneNote como aplicação CRM, pode ser. Pode descarregar um Modelo de Vendas da Auscomp que se baseia no Kanban ou sistema baseado em cartões, e embora não tenha a funcionalidade completa de um CRM regular, funciona bem para aqueles que querem manter tudo dentro do OneNote.

O que é muito mais útil na nossa opinião é usar o OneNote para aquilo que descreveríamos como “projectos de vendas”. Para nós, estes são tipicamente grandes compromissos que requerem alguma forma de personalização e gestão de projectos. Estes projectos requerem geralmente múltiplas reuniões com múltiplos decisores e apoio adicional de contactos do nosso lado.

No nosso caso, utilizamos o OneNote dentro de um site SharePoint dentro do ambiente das equipas MS que criamos para projectos de clientes. As equipas servem como uma grande plataforma de comunicações e usamos o OneNote para a tomada e partilha de notas.

Para Oportunidades de Vendas que ainda não são Clientes mas que ainda requerem muitas notas e um grau de planeamento do projecto, utilizamos o OneNote com secções adicionadas para Emails – Linked to Outlook Inbox. Isto permite-nos encaminhar e-mails relacionados com a oportunidade a partir de dentro do Outlook.

Contactos Ligados aos Contactos em Outlook. Isto permite-nos acrescentar detalhes de contacto do Outlook que precisamos de partilhar com a nossa equipa interna que trabalha no projecto.

Reuniões ligadas à função Calendário no Outlook. Isto permite-nos inserir futuras reuniões do Outlook que podem requerer algum planeamento interno.

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6. Modelo de listagem de tarefas OneNote To-Do

Existem inúmeros modelos gratuitos para fazer no OneNote que pode utilizar ou pode criar os seus próprios modelos que nós temos. Criámos uma secção de Tarefas com páginas no interior que estão ligadas à secção de Tarefas no Outlook.

A partir do Outlook podemos enviar todas as Tarefas para esta página onde as adicionamos a um Painel de tarefas prioritárias antes de atribuir um proprietário, prazo e categorização. Isto permite que toda a nossa equipa tenha uma visão única do fluxo de trabalho actual, ao mesmo tempo que permite aos utilizadores trabalhar nas Tarefas originais que foram enviadas do Outlook.

As quatro secções do tablier principal com exemplos de Tarefas que utilizamos são:

CRISIS: URGENTE / IMPORTANTE

PRODUTIVIDADE: NÃO URGENTE / IMPORTANTE

DISTRACÇÃO: URGENTE / NÃO IMPORTANTE

DESPERDÍCIO: NÃO URGENTE / NÃO IMPORTANTE

Utilização do OneNote para gestão de vendas - Lista de tarefas
Utilização do OneNote para gestão de vendas – Lista de tarefas

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7. Jornalismo com o OneNote.

O Daily Journaling é uma ferramenta poderosa que ajuda os vendedores a tornarem-se mais produtivos, a estabelecer objectivos, a aprender através da reflexão e a servir como uma grande ferramenta de desenvolvimento pessoal em geral.

Mais importante ainda, o jornalismo ajuda no Processamento Cognitivo e melhora o bem-estar mental geral. De facto, muitas pessoas dizem que o jornalismo muda a sua vida.

Embora nem sempre popular, cada guru de desenvolvimento pessoal recomenda manter um diário diário. Os periódicos vêm em muitas formas e o mais importante é escolher o formato que funciona para si.

O melhor diário que encontrámos é da empresa Sales Journal, no entanto desenvolvemos o nosso próprio diário mais curto, que demora entre 5 a 10 minutos a completar todas as manhãs, o que parece funcionar melhor para os vendedores.

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8. Agenda da Reunião da Equipa de Vendas

Finalmente, a tarefa mais fácil e mais comum para utilizar o OneNote para a Gestão de Vendas é tomar notas durante uma reunião semanal ou mensal da equipa de vendas . Como em qualquer outra tarefa utilizando o OneNote for Sales Management, criamos um modelo simples de Agenda que podemos recriar cada reunião com um clique.

Para além da Tomada de Notas, recomendamos a gravação de todas as reuniões para que tenha obviamente um registo da reunião, mas adicionalmente, quando os membros da Equipa de Vendas estão ausentes em férias ou doentes, há uma gravação à qual podem facilmente aceder para garantir que não perdem nada.

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9. Livros-jogo de vendas

Salvámos definitivamente o melhor para durar aqui porque o OneNote é apenas uma ferramenta incrível para criar, entregar e construir Livros de Vendas. Embora muitos livros de jogos ainda sejam documentos estáticos, a OneNote fornece um documento ao vivo que pode ser constantemente acedido e actualizado por tantas ou tão poucas pessoas quanto desejar.

Todas as Ferramentas e modelos que destacamos neste post podem residir dentro do seu OneNote Sales Playbook, o que torna a experiência do utilizador ainda melhor.

Os nossos Livros de Jogadas OneNote Sales estão alojados dentro das equipas MS onde temos equipas dedicadas a cada um dos nossos clientes e a cada equipa como o seu próprio livro de jogadas personalizado.

Na realidade, quando se combina Equipas de MS, OneNote, MS Forms, tem tudo o que precisa para criar o seu próprio Sistema de Gestão de Aprendizagem e dado o custo de algumas das plataformas LMS, esta é uma óptima forma de as empresas de menor e médio porte entrarem no mundo LMS & Sales Enablement a um preço muito mais baixo.


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Para saber mais sobre Gestão de Vendas consulte este artigo em profundidade ou pode fazer um curso de Formação em Gestão de Vendas aqui.

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Iain Swanston Klozers

Author Bio

Iain Swanston has spent over 30 years in B2B sales selling, training and leading teams both domestically and internationally.  In addition he serves as an Associate at Strathclyde University Business School where he has delivered the sales content for the Masters in Entrepreneurship since 2015.

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