Verwendung von OneNote für das Vertriebsmanagement

Top 9 Hacks zur Verwendung von OneNote für das Vertriebsmanagement

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OneNote für das Vertriebsmanagement

Wer unseren Blog verfolgt, weiß, dass wir große Fans der in Microsoft Office enthaltenen Arbeitswerkzeuge sind. Wie das Marketing sagt, bringen sie wirklich Enterprise-Class-Tools für den Mittelstand und KMUs. Wir möchten Ihnen einige praktische Tipps geben, wie wir und unsere Kunden OneNote for Sales Management nutzen, um Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern.

Zu Office 365 gehört auch Microsofts digitales Notizbuch OneNote, das zweifellos zu unseren Favoriten gehört. Es hat einige Zeit gedauert, bis wir es verstanden und gelernt haben, wie man es benutzt, und wir sind uns ziemlich sicher, dass wir das Produkt noch lange nicht optimal nutzen.

Seitdem wir konvertiert sind, haben wir das Onetastic Addin hinzugefügt, das uns zusätzliche Funktionen und eine große Auswahl an Makros bietet, die OneNote für das Vertriebsmanagement einfach aufwerten.

Wenn Sie uns und anderen OneNote-Benutzern weitere Tipps geben können, dann tun Sie dies bitte im Kommentarbereich am Ende dieses Beitrags. Hier sind also die 9 besten Hacks

Online-Verkaufsschulung
Online-Verkaufstraining

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1. Notizen für Verkaufsgespräche

Jeder weiß, wie wichtig es ist, sich während eines Verkaufsgesprächs mit Interessenten und Kunden genaue Notizen zu machen. Wir fanden es jedoch immer schwierig, uns an die Fragen und Schritte zu erinnern, die wir in unserem Verkaufsprozess befolgen mussten.

Zusätzlich zur Erfassung der üblichen Meeting-Details wie Namen und Telefonnummern der Teilnehmer wollten wir auch Details wie die primäre sensorische Dominanz des Käufers und seinen persönlichen DiSC-Stil erfassen. Insgesamt waren es einfach zu viele Informationen, die wir uns nicht merken konnten, also erstellten wir eine einfache Vorlage in OneNote auf der Grundlage eines Word-Dokuments, das wir bereits verwendet hatten.

Zusätzlich zur Erfassung dieser Details haben wir eine visuelle Aufforderung eingefügt, die uns hilft, uns an die wichtigsten Fragen zu erinnern, und schließlich werden in der allerletzten Frage alle vereinbarten nächsten Schritte erfasst. Wir zeichnen diese “nächsten Schritte” mit Hilfe der Outlook-Aufgaben-Integration in OneNote auf, die diese automatisch zur Aufgabe in Outlook hinzufügt.

Die meisten Vertriebsmitarbeiter ziehen es vor, diese Art von Notizen in ihrem CRM zu speichern. Hier finden Sie einen großartigen Artikel über die Integration von OneNote in Microsoft Dynamics 365. Für Salesforce-Benutzer können Sie hier eine Integration mit OneNote über Zapier-Integrationen einrichten.

Sie können Ihre eigene Seite für Besprechungs- oder Projektnotizen entwerfen und als Vorlage speichern, so dass Sie bei Bedarf jederzeit darauf zugreifen können.

Verwendung von OneNote für das Vertriebsmanagement - Seitenvorlagen
Verwendung von OneNote für das Vertriebsmanagement – Seitenvorlagen

Schließlich ist es möglich, die Audioaufzeichnungsfunktion in OneNote zu verwenden, um Besprechungen aufzuzeichnen, doch würden wir dies in einer Vertriebsbesprechung nicht empfehlen.

Vorteile von OneNote für Vertriebsbesprechungen

Wir bevorzugen OneNote, weil wir damit freihändig Notizen machen können, und trotz unserer schlechten Handschrift können wir bei Bedarf die Funktion “In Text umwandeln” nutzen, um die Dinge zu ordnen.

Neben der Möglichkeit, freihändig mit dem Microsoft-Stift zu schreiben, versuchen wir auch, visuelle Notizentechniken zu verwenden, von denen wir aus unseren Verkaufstrainings wissen, dass sie nachweislich das Erinnerungsvermögen und die Konzentration fördern. Jeder Mensch ist anders, aber wir ziehen es vor, in einer Besprechung Notizen zu schreiben, anstatt sie abzutippen.

Die Notizen helfen uns nicht nur dabei, uns an das Gesagte zu erinnern und die nächsten Schritte festzulegen, sondern sie eignen sich auch hervorragend zum Nachschlagen, wenn wir eine Dankes-E-Mail mit einer Zusammenfassung der Notizen versenden oder wenn wir später im Verkaufsprozess ein Angebot oder eine Präsentation erstellen müssen.

Nachteile von One Note für Verkaufsgespräche

Wir vermuten, dass der größte Nachteil darin besteht, dass OneNote möglicherweise nicht in Ihr eigenes CRM integriert werden kann, es sei denn, Sie verwenden Dynamics CRM oder Salesforce. Ich bin jedoch sicher, dass Sie die Notizen ausschneiden und in ein anderes CRM einfügen können.

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2. Anmerkungen zum Verkaufscoaching

Das Coaching von Vertriebsmitarbeitern ist, wenn es gut gemacht ist, wohl wirkungsvoller als ein Vertriebstraining. Eine der wichtigsten Grundlagen des Vertriebscoachings ist das Führen genauer Notizen, auf die sowohl der Coach als auch der Coachee zurückgreifen können. Wie nicht anders zu erwarten, sollte dies Cloud-basiert sein und gehört zu den einfachsten Dingen, die Sie einrichten können.

  1. Erstellen Sie in OneNote einen Abschnitt für jeden Vertriebsmitarbeiter, den Sie betreuen. Sie machen sich vielleicht zu Recht Sorgen um den Datenschutz, denn es ist nicht normal, dass Notizen zum Verkaufscoaching, die eigentlich privat sein sollten, für andere Teammitglieder einsehbar sind. Dies lässt sich leicht beheben, indem man für jeden Abschnitt einen Passwortschutz einrichtet.
  2. Erstellen Sie eine neue Seite in OneNote und verwenden Sie dann eine Vorlage für Ihren Coaching-Prozess. Wir verwenden das GROW-Verkaufscoaching-Modell, Sie können jedoch jedes beliebige Modell verwenden. In unserer Situation, in der wir hauptsächlich Online-Verkaufs-Coaching anbieten, vervollständigen wir die Notizen teilweise während der Coaching-Sitzung und beenden sie dann sofort am Ende der Gespräche.

Unmittelbar nach jeder Vertriebscoaching-Sitzung schicken wir dem Coachee eine Zusammenfassung aller Aktionspunkte per E-Mail, damit er weiß, welche Verpflichtungen er vor der nächsten Sitzung eingegangen ist.
Wie bei der Vorlage für Notizen zu Verkaufsbesprechungen können Sie Ihre eigene Seite rund um Ihren Verkaufscoaching-Prozess gestalten und als Vorlage speichern, um bei der nächsten Coaching-Sitzung leicht darauf zugreifen zu können.

Verwendung von OneNote für das Vertriebsmanagement - Coaching Notes
Verwendung von OneNote für das Vertriebsmanagement – Coaching Notes

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3. Überprüfung der Verkaufsleistung

Wenn Sie OneNote für das Vertriebsmanagement verwenden, können Sie damit ganz einfach die individuelle Leistung Ihres Vertriebsteams überprüfen. Wieder OneNote Machen Sie es sich einfach, indem Sie die Abschnittsfunktion mit Passwortschutz verwenden.

Dies kann einfach als zusätzliche Seite im Abschnitt “Vertriebsmitarbeiter” neben den Notizen zum Vertriebscoaching eingefügt werden, oder wenn das Coaching von einer anderen Person als dem Manager durchgeführt wird, können Sie entweder ein anderes Notizbuch oder einen anderen Abschnitt innerhalb desselben Notizbuchs einrichten.

Wir verwenden in der Regel Vertriebs-Scorecards, um die individuelle Vertriebsleistung zu messen. Diese können in OneNote oder in einer separaten Anwendung aufgezeichnet werden, wobei nur die eigentlichen Besprechungsnotizen in OneNote aufgezeichnet werden.

Auch hier liegen die Hauptvorteile in der Benutzerfreundlichkeit und dem einfachen Zugriff für Mitarbeiter und Manager sowie in der Sicherheit und dem Datenschutz, die OneNote bietet.

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4. Verkaufsschulung mit OneNote

In der Vergangenheit wurden Vertriebsschulungen in Form von ein- oder zweitägigen Veranstaltungen durchgeführt, bei denen die Teilnehmer ein Schulungshandbuch erhielten. Mit dem Aufkommen von mehr Online-Vertriebsschulungen ist OneNote ein großartiger Speicherort für Ihre Vertriebsschulungsinhalte. Es ist einfach, Abschnitte als Lernmodule und Seiten als einzelne Lektionen festzulegen. Innerhalb der Lektionen oder Seiten können Sie Video-, Audio- oder textbasierte Inhalte mit Quiz und Fragen für jeden Schüler hinzufügen.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Vertriebsschulungen, bei denen alle Teilnehmer gezwungen sind, im gleichen Tempo zu lernen, ermöglicht OneNote die Erstellung von Lernmodulen im eigenen Tempo, was zu wesentlich besseren Lernergebnissen führt. Um zu überprüfen, ob die Schüler die Lernziele erreichen oder übertreffen, integrieren wir für jeden Schüler Umfragen und Fragen mit der Anwendung Microsoft Forms.

Es ist auch möglich, individuelle Verkaufstrainingseinheiten zu erstellen, in denen Sie Lerninhalte für einzelne Vertriebsmitarbeiter zuweisen können, so dass Sie einen gezielteren Lernansatz bieten können. Mit OneNote können Sie den Lernfortschritt verfolgen und messen und den Teilnehmern individuelles Feedback geben.

Sobald Sie Ihre Vertriebsschulungslektionen als Seite in OneNote erstellt haben, speichern Sie die Seite einfach als Vorlage, die Sie dann bei Bedarf in die persönliche Schulung eines jeden Vertriebsmitarbeiters einfügen können.

Eine sekundäre Schulungsanwendung, wenn Sie OneNote für das Vertriebsmanagement verwenden, ist die Möglichkeit, die volle Funktionalität zu nutzen, um Onboarding-Programme für neue Mitglieder des Vertriebsteams zu erstellen. Der Hauptvorteil der Verwendung von OneNote in diesem Fall wäre die Möglichkeit, so viele verschiedene Arten von Inhalten an einem Ort zu erfassen und zu dokumentieren, so dass ein einfacher Zugriff möglich ist.

Sobald Sie Ihr Notizbuch erstellt haben, können Sie es ganz einfach online mit Ihren Kollegen teilen.

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5. OneNote als CRM verwenden

Wir würden zwar nicht empfehlen, OneNote als CRM-Anwendung zu verwenden, aber es kann eine sein. Sie können eine Vertriebsvorlage von Auscomp herunterladen, die auf dem Kanban- oder kartenbasierten System basiert, und obwohl sie nicht die volle Funktionalität eines regulären CRM hat, funktioniert sie gut für diejenigen, die alles in OneNote behalten wollen.

Unserer Meinung nach ist es viel nützlicher, OneNote für das zu verwenden, was wir als “Verkaufsprojekte” bezeichnen würden. Für uns sind das in der Regel große Projekte, die eine gewisse Form der Anpassung und des Projektmanagements erfordern. Diese Projekte erfordern in der Regel mehrere Treffen mit mehreren Entscheidungsträgern und zusätzliche Unterstützung durch Ansprechpartner auf unserer Seite.

In unserem Fall verwenden wir OneNote innerhalb einer SharePoint-Site innerhalb der MS Teams-Umgebung, die wir für Kundenprojekte erstellen. Teams dient als großartige Kommunikationsplattform, und wir verwenden OneNote für die Erstellung und den Austausch von Notizen.

Für Verkaufschancen, die noch keine Kunden sind, aber dennoch viele Notizen und ein gewisses Maß an Projektplanung erfordern, verwenden wir OneNote mit zusätzlichen Abschnitten für E-Mails – verknüpft mit dem Outlook-Posteingang. So können wir E-Mails, die sich auf die Verkaufschance beziehen, von Outlook aus weiterleiten.

Kontakte, die mit den Kontakten in Outlook verknüpft sind. Auf diese Weise können wir Kontaktdaten aus Outlook hinzufügen, die wir mit unserem internen Team, das an dem Projekt arbeitet, teilen müssen.

Besprechungen, die mit der Kalenderfunktion in Outlook verknüpft sind. So können wir zukünftige Besprechungen aus Outlook einfügen, die möglicherweise eine interne Planung erfordern.

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6. OneNote To-Do-Liste Vorlage

Es gibt zahlreiche kostenlose Aufgabenvorlagen in OneNote, die Sie verwenden können, oder Sie können Ihre eigenen erstellen, wie wir es getan haben. Wir haben einen Aufgabenbereich mit Seiten darin erstellt, die mit dem Aufgabenbereich in Outlook verknüpft sind.

Von Outlook aus können wir alle Aufgaben an diese Seite senden, wo wir sie einem nach Prioritäten geordneten To-Do-Dashboard hinzufügen, bevor wir ihnen einen Besitzer, eine Frist und eine Kategorie zuweisen. So kann unser gesamtes Team eine einzige Ansicht des aktuellen Workflows erhalten, während die Benutzer weiterhin an den ursprünglichen Aufgaben arbeiten können, die von Outlook gesendet wurden.

Die vier Abschnitte im Haupt-Dashboard mit Beispielen für die von uns verwendeten Aufgaben sind:

KRISENSITUATION: DRINGEND / WICHTIG

PRODUKTIVITÄT: NICHT DRINGEND / WICHTIG

ABLENKUNG: DRINGEND / UNWICHTIG

ABFALL: NICHT DRINGEND / NICHT WICHTIG

Verwendung von OneNote für das Vertriebsmanagement - Aufgabenliste
Verwendung von OneNote für das Vertriebsmanagement – Aufgabenliste

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7. Tagebuchführung mit OneNote.

Daily Journaling ist ein leistungsfähiges Instrument, das Vertriebsmitarbeitern dabei hilft, produktiver zu werden, sich Ziele zu setzen, durch Reflexion zu lernen und als großartiges Allround-Tool für die persönliche Entwicklung zu dienen.

Vor allem hilft das Führen eines Tagebuchs bei der kognitiven Verarbeitung und verbessert das allgemeine geistige Wohlbefinden. Viele Menschen sagen sogar, dass das Führen eines Tagebuchs ihr Leben verändert.

Obwohl nicht immer populär, empfehlen alle Gurus der persönlichen Entwicklung, ein Tagebuch zu führen. Journale gibt es in vielen Formen, und das Wichtigste ist, dass Sie das für Sie passende Format wählen.

Das beste Tagebuch, das wir gefunden haben, stammt von der Firma Sales Journal. Wir haben jedoch ein eigenes, kürzeres Tagebuch entwickelt, das jeden Morgen in 5 bis 10 Minuten ausgefüllt werden kann und das für Vertriebsmitarbeiter besser zu funktionieren scheint.

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8. Tagesordnung der Vertriebsteamsitzung

Die einfachste und gebräuchlichste Aufgabe für die Verwendung von OneNote für das Vertriebsmanagement ist die Erstellung von Notizen während einer wöchentlichen oder monatlichen Vertriebsteamsitzung . Wie bei jeder anderen Aufgabe mit OneNote for Sales Management erstellen wir eine einfache Agenda-Vorlage, die wir bei jedem Meeting mit einem Klick neu erstellen können.

Zusätzlich zu den Notizen empfehlen wir, jede Besprechung aufzuzeichnen, damit Sie natürlich eine Aufzeichnung der Besprechung haben, aber auch, wenn Mitglieder des Vertriebsteams im Urlaub oder krank sind, eine Aufzeichnung haben, auf die sie leicht zugreifen können, um sicherzustellen, dass sie nichts verpassen.

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9. Sales Playbooks

Das Beste haben wir uns für den Schluss aufgespart, denn OneNote ist ein hervorragendes Tool zum Erstellen, Bereitstellen und Entwickeln von Sales Playbooks. Während viele Playbooks immer noch statische Dokumente sind, bietet OneNote ein lebendiges Dokument, auf das so viele oder so wenige Personen wie gewünscht zugreifen und es aktualisieren können.

Alle Tools und Vorlagen, die wir in diesem Beitrag vorgestellt haben, können in Ihrem OneNote Sales Playbook verwendet werden, was die Benutzerfreundlichkeit noch weiter verbessert.

Unsere OneNote Sales Playbooks werden in MS Teams gehostet, wo wir für jeden unserer Kunden ein eigenes Team haben und jedes Team sein eigenes individuelles Playbook hat.

In der Tat, wenn Sie Folgendes kombinieren MS Teams, OneNote, MS Forms, Sie haben alles, was Sie brauchen, um Ihr eigenes Learning Management System zu erstellen, und angesichts der Kosten einiger LMS-Plattformen ist dies eine großartige Möglichkeit für kleinere und mittlere Unternehmen, zu einem viel niedrigeren Preis in die LMS- und Sales Enablement-Welt einzusteigen.


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Wenn Sie mehr über Vertriebsmanagement erfahren möchten, lesen Sie diesen ausführlichen Artikel oder nehmen Sie hier an einer Schulung zum Thema Vertriebsmanagement teil .

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Iain Swanston Klozers

Author Bio

Iain Swanston has spent over 30 years in B2B sales selling, training and leading teams both domestically and internationally.  In addition he serves as an Associate at Strathclyde University Business School where he has delivered the sales content for the Masters in Entrepreneurship since 2015.

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