Utilisation de OneNote pour la gestion des ventes

Les 9 meilleures astuces pour utiliser OneNote pour la gestion des ventes

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OneNote pour la gestion des ventes

Les habitués de notre blog savent que nous sommes de grands fans de la suite d’outils de travail contenue dans Microsoft Office. Comme le dit le marketing, ils apportent vraiment des outils de classe entreprise au marché intermédiaire et aux PME. Nous avons voulu partager quelques conseils pratiques sur la façon dont nous et nos clients utilisons OneNote pour la gestion des ventes afin de gagner du temps et de stimuler la productivité.

Parmi Office 365, le carnet numérique OneNote de Microsoft est sans aucun doute l’un de nos préférés. Il a fallu un certain temps pour comprendre et apprendre à l’utiliser et nous sommes pratiquement sûrs que nous sommes encore loin d’utiliser le produit à son maximum.

Depuis que nous sommes devenus des convertis, nous avons ajouté l’addiciel Onetastic qui nous donne des fonctionnalités supplémentaires et une vaste gamme de macros qui surchargent tout simplement OneNote pour la gestion des ventes.

Cela dit, si vous pouvez ajouter des conseils qui nous aideront, ainsi que d’autres utilisateurs de OneNote, veuillez le faire dans la section des commentaires au bas de cet article. Voici donc les 9 meilleures astuces

Formation à la vente en ligne
Formation à la vente en ligne

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1. Prise de notes pour les réunions de vente

Tout le monde sait qu’il est important de prendre des notes précises lors d’une réunion de vente avec des prospects et des clients, mais nous avons toujours eu du mal à nous souvenir des questions et des étapes que nous devions suivre dans notre processus de vente.

En plus de saisir les détails habituels de la réunion, comme les noms et numéros de téléphone des participants, nous voulions saisir des détails comme la dominance sensorielle primaire des acheteurs et leur style DiSC personnel. Nous avons donc créé un modèle simple dans OneNote, basé sur un document Word que nous avions utilisé.

En plus de saisir ces détails, nous avons inclus une invite visuelle pour nous aider à nous souvenir des questions les plus importantes et enfin, la toute dernière question permet de saisir les prochaines étapes convenues. Nous enregistrons ces “prochaines étapes” en utilisant l’intégration des tâches Outlook dans OneNote, qui les ajoute automatiquement aux tâches dans Outlook.

La plupart des vendeurs préfèrent conserver ce type de notes dans leur CRM. Vous trouverez ici un excellent article sur l’intégration de OneNote à Microsoft Dynamics 365. Pour les utilisateurs de Salesforce, vous pouvez configurer une intégration avec OneNote via Zapier Integrations ici.

Vous pouvez concevoir votre propre page de notes de réunion ou de projet et l’enregistrer comme modèle pour y accéder facilement chaque fois que vous en avez besoin.

Utilisation de OneNote pour la gestion des ventes - Modèles de page
Utilisation de OneNote pour la gestion des ventes – Modèles de page

Enfin, il est possible d’utiliser la fonction d’enregistrement audio de OneNote pour enregistrer les réunions, mais nous ne le recommandons pas pour une réunion de vente.

Les avantages de OneNote pour les réunions de vente

Nous préférons utiliser OneNote parce qu’il nous permet de prendre des notes à main levée et, malgré nos piètres tentatives d’écriture, nous pouvons toujours utiliser la fonction de conversion en texte si nécessaire pour mettre les choses en ordre.

Outre la possibilité d’écrire à main levée avec le stylo Microsoft , nous essayons également d’utiliser des techniques de prise de notes visuelles dont nous savons, grâce à nos formations en vente, qu’elles facilitent la mémorisation et la concentration. Chacun est différent mais nous préférons écrire des notes plutôt que de les taper lors d’une réunion.

Les notes nous aident non seulement à nous souvenir de ce qui a été dit et des prochaines étapes à suivre, mais elles sont également très utiles lorsque nous envoyons un e-mail de remerciement avec un résumé des notes et si nous devons créer une proposition ou une présentation plus tard dans le processus de vente.

Les inconvénients de One Note pour les réunions de vente

Nous pensons que le plus gros point négatif sera que, à moins que vous n’utilisiez Dynamics CRM ou Salesforce, OneNote ne pourra pas s’intégrer à votre propre CRM. Cela dit, je suis sûr que vous pourriez couper et coller les notes dans un autre CRM.

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2. Notes de coaching de vente

Le coaching des vendeurs est sans doute plus puissant que la formation à la vente lorsqu’il est bien fait. L’un des principaux fondements du coaching de vente consiste à prendre des notes précises auxquelles le coach et la personne coachée peuvent se référer. Comme on peut s’y attendre, il s’agit d’un système en nuage et c’est l’une des choses les plus faciles à mettre en place.

  1. Créez une section dans OneNote pour chaque représentant commercial que vous coachez. Vous pouvez, à juste titre, vous préoccuper du respect de la vie privée, car il n’est pas normal que les notes de coaching de vente, qui doivent rester privées, soient accessibles aux autres membres de l’équipe. Ce problème est facilement résolu en définissant une protection par mot de passe pour chaque section.
  2. Créez une nouvelle page dans OneNote, puis utilisez un modèle pour votre processus de coaching. Nous utilisons le modèle de coaching commercial GROW, mais vous pouvez utiliser le modèle de votre choix. Dans notre situation, où nous fournissons principalement un coaching de vente en ligne, nous remplissons en partie les notes pendant la session de coaching, puis nous les terminons immédiatement à la fin des appels.

Immédiatement après chaque session de coaching commercial, nous envoyons par e-mail un résumé des points d’action au coaché afin qu’il sache quels engagements il a pris avant la prochaine session.
Comme avec le modèle de notes de réunion de vente, vous pouvez concevoir votre propre page autour de votre processus de coaching de vente et l’enregistrer comme modèle pour y accéder facilement lorsque la prochaine session de coaching est prévue.

Utilisation de OneNote pour la gestion des ventes - Coaching Notes
Utilisation de OneNote pour la gestion des ventes – Coaching Notes

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3. Examens des performances de vente

Si vous utilisez OneNote pour la gestion des ventes , il peut facilement vous aider à examiner les performances individuelles de votre équipe de vente. Encore une fois OneNote Facilitez-vous la tâche en utilisant la fonction de sections avec protection par mot de passe.

Si le coaching est assuré par une personne autre que le manager, vous pouvez créer un cahier différent ou une section différente dans le même cahier.

Nous utilisons généralement des tableaux de bord des ventes comme moyen de mesurer les performances de vente individuelles et cela peut être enregistré dans OneNote ou dans une application distincte où seules les notes de réunion sont enregistrées dans OneNote.

Là encore, les principaux avantages sont la facilité d’utilisation et d’accès, tant pour les employés que pour les responsables, ainsi que la sécurité et la confidentialité qu’offre OneNote.

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4. Formation à la vente avec OneNote

Historiquement, la formation à la vente était dispensée dans le cadre d’événements d’un ou deux jours, les participants recevant un manuel de formation. Avec l’avènement d’un plus grand nombre de formations à la vente en ligne, OneNote est un excellent référentiel pour stocker le contenu de vos formations à la vente. Il est facile de définir des sections comme modules d’apprentissage et des pages comme leçons individuelles. À l’intérieur des leçons ou des pages, vous pouvez ajouter du contenu vidéo, audio ou textuel avec des quiz et des questions pour chaque élève.

Contrairement à la formation à la vente traditionnelle qui oblige tous les étudiants à apprendre au même rythme, OneNote nous permet de créer des modules d’apprentissage autogérés qui donnent de bien meilleurs résultats. Afin de vérifier que les étudiants atteignent ou dépassent les objectifs d’apprentissage, nous intégrons des enquêtes et des questions utilisant l’application Microsoft Forms pour chaque étudiant.

Il est également possible de créer des sessions individuelles de formation à la vente dans lesquelles vous pouvez assigner le contenu d’apprentissage à des représentants commerciaux individuels, ce qui vous permet de fournir une approche d’apprentissage plus ciblée. OneNote vous permet de suivre et de mesurer l’apprentissage, et de fournir un retour d’information individuel aux étudiants.

Une fois que vous avez créé vos leçons de formation à la vente sous la forme d’une page dans OneNote, il vous suffit d’enregistrer la page en tant que modèle et vous pouvez ensuite l’insérer dans la formation personnelle de n’importe quel représentant commercial si nécessaire.

Une application de formation secondaire si vous utilisez OneNote pour la gestion des ventes est la possibilité d’utiliser la fonctionnalité complète pour créer des programmes d’accueil pour les nouveaux membres de l’équipe de vente . Le principal avantage de l’utilisation de OneNote dans ce cas serait la possibilité d’enregistrer et de documenter tant de types et de styles de contenu différents en un seul endroit pour un accès facile.

Une fois que vous avez créé votre bloc-notes, vous pouvez facilement le partager en ligne avec vos collègues.

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5. Utiliser OneNote comme CRM

Bien que nous ne recommandions pas d’utiliser OneNote comme une application CRM, il peut l’être. Vous pouvez télécharger un modèle de vente à partir d’Auscomp, qui est basé sur le système Kanban ou sur les cartes. Bien qu’il n’ait pas toutes les fonctionnalités d’un CRM classique, il fonctionne bien pour ceux qui veulent tout garder dans OneNote.

Ce qui est beaucoup plus utile à notre avis, c’est d’utiliser OneNote pour ce que nous qualifierions de “projets de vente”. Pour nous, il s’agit généralement d’engagements importants qui nécessitent une certaine forme de personnalisation et de gestion de projet. Ces projets nécessitent généralement de multiples réunions avec plusieurs décideurs et un soutien supplémentaire de la part des contacts de notre côté.

Dans notre cas, nous utilisons OneNote à l’intérieur d’un site SharePoint dans l’environnement MS Teams que nous créons pour les projets des clients. Teams est une excellente plateforme de communication et nous utilisons OneNote pour la prise et le partage de notes.

Pour les opportunités de vente qui ne sont pas encore des clients, mais qui nécessitent quand même beaucoup de notes et un certain degré de planification de projet, nous utilisons OneNote avec des sections ajoutées pour les courriels – liées à la boîte de réception Outlook. Cela nous permet de transférer les courriels relatifs à l’opportunité à partir d’Outlook.

Contacts liés aux contacts dans Outlook. Cela nous permet d’ajouter des détails de contact à partir d’Outlook que nous devons partager avec notre équipe interne travaillant sur le projet.

Réunions liées à la fonction Calendrier dans Outlook. Cela nous permet d’insérer des réunions futures à partir d’Outlook qui peuvent nécessiter une certaine planification interne.

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6. Modèle de liste de tâches OneNote

Il existe de nombreux modèles de tâches gratuits dans OneNote que vous pouvez utiliser ou créer les vôtres, comme nous l’avons fait. Nous avons créé une section To-Do avec des pages à l’intérieur qui sont liées à la section Tasks dans Outlook.

À partir d’Outlook, nous pouvons envoyer toutes les tâches vers cette page où nous les ajoutons à un tableau de bord des tâches prioritaires avant de leur attribuer un propriétaire, une date limite et une catégorisation. Cela permet à toute notre équipe d’avoir une vue unique du flux de travail actuel tout en permettant aux utilisateurs de travailler sur les tâches originales qui ont été envoyées depuis Outlook.

Les quatre sections du tableau de bord principal avec des exemples de tâches que nous utilisons sont les suivantes :

CRISE : URGENT / IMPORTANT

PRODUCTIVITÉ : PAS URGENT / IMPORTANT

DISTRACTION : URGENT / PAS IMPORTANT

GASPILLAGE : PAS URGENT / PAS IMPORTANT

Utilisation de OneNote pour la gestion des ventes - Liste de choses à faire
Utilisation de OneNote pour la gestion des ventes – Liste de choses à faire

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7. La tenue d’un journal avec OneNote.

La tenue d’un journal quotidien est un outil puissant qui aide les vendeurs à devenir plus productifs, à se fixer des objectifs, à apprendre par la réflexion et qui constitue un excellent outil de développement personnel.

Plus important encore, la tenue d’un journal aide au traitement cognitif et améliore le bien-être mental général. En fait, beaucoup de gens disent que la tenue d’un journal change leur vie.

Bien que ce ne soit pas toujours populaire, tous les gourous du développement personnel recommandent de tenir un journal quotidien. Les journaux se présentent sous de nombreuses formes et le plus important est de choisir le format qui vous convient.

Le meilleur journal que nous ayons trouvé est celui de la société Sales Journal, mais nous avons développé notre propre journal, plus court, qui prend entre 5 et 10 minutes à remplir chaque matin et qui semble mieux fonctionner pour les vendeurs.

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8. Ordre du jour de la réunion de l’équipe de vente

Enfin, la tâche la plus facile et la plus courante pour utiliser OneNote pour la gestion des ventes est la prise de notes lors d’une réunion hebdomadaire ou mensuelle de l’équipe de vente . Comme pour toute autre tâche utilisant OneNote pour la gestion des ventes, nous créons un modèle d’agenda simple qui nous permet de recréer chaque réunion en un clic.

En plus de la prise de notes, nous recommandons d’enregistrer chaque réunion afin de disposer d’un compte rendu de la réunion, mais aussi pour que les membres de l’équipe de vente puissent accéder facilement à un enregistrement lorsqu’ils sont absents pour cause de vacances ou de maladie, afin de s’assurer qu’ils ne manquent rien.

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9. Playbooks de vente

Nous avons certainement gardé le meilleur pour la fin ici, car OneNote est tout simplement un outil incroyable pour créer, fournir et construire des playbooks de vente. Alors que de nombreux livrets de jeu sont encore des documents statiques, OneNote fournit un document vivant qui peut être consulté et mis à jour en permanence par autant de personnes que vous le souhaitez.

Tous les outils et modèles que nous avons mis en évidence dans ce post peuvent résider dans votre Playbook de vente OneNote, ce qui rend l’expérience utilisateur encore meilleure.

Nos manuels de vente OneNote sont hébergés dans MS Teams, où nous avons des équipes dédiées à chacun de nos clients et où chaque équipe dispose de son propre manuel de vente personnalisé.

En fait, lorsque vous combinez MS Teams, OneNote, MS Forms, vous avez tout ce dont vous avez besoin pour créer votre propre système de gestion de l’apprentissage et, compte tenu du coût de certaines plateformes LMS, c’est un excellent moyen pour les petites et moyennes entreprises d’entrer dans le monde des LMS et de la facilitation des ventes à un prix beaucoup plus bas.


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Pour en savoir plus sur la gestion des ventes, consultez cet article approfondi ou suivez une formation sur la gestion des ventes ici.

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Conçu et réalisé dans OneNote pour les directeurs des ventes

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Iain Swanston Klozers

Author Bio

Iain Swanston has spent over 30 years in B2B sales selling, training and leading teams both domestically and internationally.  In addition he serves as an Associate at Strathclyde University Business School where he has delivered the sales content for the Masters in Entrepreneurship since 2015.

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