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The Complete Guide to Sales Management
Sales Management - Top Questions from Google
What is sales management?
Sales Management is the leadership, management and administration of several interlocking sales functions, that enable organisations to meet or exceed the objectives of the company’s growth strategy. The nature of Sales Management can include many different roles such as Customer Relationship Management, Strategy, Process, Territory Management, Technology & Tools, Pipeline Management, Hiring and Sales Coaching.
What is sales management Important?
Sales Management is important because it provides the structure, support and environment for salespeople to exceed their goals. Furthermore, Sales Managers set an often subconscious bar on what productivity and performance are acceptable in the business from which Salespeople take their lead. The advent of new technologies has increased the workload and complexities of Sales Managers, especially when many still carry a sales target. These new technologies and the new markets now available over the web, can make the Sales Manager the difference between a business surviving or thriving.
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In this article we will cover...
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Gary CEO
1. Sales Management Strategy
The Sales Management Strategy you use is dependent on the type of sales team that you are running or taking over (if you are a new hire). Given how fast the Sales Environment changes it’s unwise to create any Strategy for longer than three years. Even within three years, part of your Strategy will need to be revised due to changes in the market and technology and the ability to drive and accept is one of the key features in the Sales Maturity Model. Your Strategy should revolve around the following:
1.1 SALES MATURITY
Sales Maturity indicates the position the sales team is in, within the Sales Maturity Model. This is important because at each stage of Sales Maturity a Sales Manager is faced with different problems and what may be important in Stage 3 is simply not applicable in Stage 1.
1.2 BUSINESS OBJECTIVES
The function of Sales is to meet or exceed the objectives that the business has set. These may be short term and more tactical in their nature or long term and more strategic. Whilst long term 3-year Strategic objectives may be important it’s worthless if the business can’t meet it’s short term requirements for cash flow, which may require some tactical planning to overcome.
1.3 PEOPLE
As Sales are the lifeblood of every business, then salespeople are the lifeblood of the Sales Department. For any Sales Management Process & Strategy to be effective you will need the Salespeople and Team Leaders to be able to execute the strategy. This can then create difficult choices between strategy and people. As an example, should you retain a top-performing salesperson when they are hugely disruptive, if part of your longer-term strategy is to improve the culture, and sales skills of the sales team? Should I provide sales training to salespeople who do not want it, despite the fact they are underperforming?
1.4 STARTING POINT
Regardless of where the sales team is in terms of maturity and competence, you will need to create a plan to share with the other stakeholders in the business. It makes sense then to benchmark where the sales team is against the industry best practice. From these results, you can create an Improvement Plan that you can follow.
2. Sales Management Framework Example
Regardless of the products, services or industry, every successful business has 7 common sales management areas. The complexity and importance will however, vary for every company, what works best for Microsoft might not work for Apple.
What works best for a Mid Market company may not work for an SME. They do however, all have these 7 common sales functions which can be used as a framework to benchmark and audit any sales unit.
2.1 Sales Strategy
a) Is the Sales Strategy aligned with the overall growth strategy of the business?
b) Do the Salespeople follow the Sales Strategy?
2.2 Sales Process
a) Are there defined and comprehensive sales processes in place?
b) Are the sales processes being consistently followed and recorded by everyone?
2.3 Sales People
a) Is the business recruiting, developing and hiring the right people?
b) Does the Sales Unit objectively record people performance and review accordingly?
2.4 Sales Channels
a) Are all the appropriate sales channels being used?
b) Are all the sales channels adequately supported and managed?
2.5 Sales technology
a) Does the sales technology, tools and data enhance the customer experience?
b) Does the sales technology tools and data provide accurate management reports and accountability?
2.6 Sales Customers
a) How are our customer relationships segmented and managed?
b) How do we measure, record and report success in our customer relationships?
2.7 Sales Leaders
a) Are Sales Leaders creating a positive and supportive environment that rewards and encourages success?
b) Do the Sales Leaders lead or do they manage?
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3. How to Set KPIs for Sales
Once the Sales Unit has been benchmarked and an Improvement Plan has been created, it’s important to set new Sales Management Goals & KPI’s.
A Goal would relate to our end objective, whereas a KPI is a milestone on the route to achieving a goal. One without the other is worthless.
These goals should include rolling 30, 60 and 90 Day targets in addition to Q1, 2, 3 & 4.
It’s important that any KPI’s you set are within your control and you have the ability to influence, whether you meet the target or not.
The Goals and KPI’s should, where possible be, “Lead Indicators” and not “Lag Indicators”, for example Monthly Sales Revenue is a Lag Indicator that in some instances you have little control over.
What you can control however is the Monthly Sales Activity that drives those revenue figures.
Lagging indicators are also important and must be recorded and used to influence future Lead Indicators.
In certain circumstances, it may not be possible to measure the KPI’s if the systems and reporting are not available.
This could mean in the short term the priority is to create the recording and reporting systems.
This can be dangerous, as an example you may need to completely replace a CRM system, which can be a huge project as you migrate data and face the unknown and complex technical issues, as well as the natural resistance encountered with Change.
Where possible delay any complex and technical projects and focus on the low hanging fruit and use the shiny new CRM that everyone wants as a reward for hitting new sales targets.
3.1 Sales management system
Use a Sales Management System to create either manual Dashboards in MS Excel or digital dashboards in your CRM, to record and track the Goals and KPI’s.
We use a Sales Scorecard System based on Harvards Balanced Scorecard which we have adapted to sales.
The Scorecard focuses on the four main areas of Sales which are Finding New Sales Opportunities, Klozing More Sales Opportunities and Growing More Sales Opportunities.
The last quadrant is called the Developing quadrant and focuses on the development of the Salespeople.
| TABLE OF SALES MANAGEMENT KPI’s | |||
|---|---|---|---|
| 1. | Initial Sales Meetings | In B2B Sales most sales start with a meeting but this could be a Webinar or Call | |
| 2. | Follow Up Sales Meetings | Number of follow up meetings per month | |
| 3. | No of Qualified Proposals | Number of Qualified Proposals Generated per month | |
| 4. | New Customer Acquisition | The rate of new customers joining the business per month | |
| 5. | Sales by Channel | The sales revenue figures for each channel per month | |
| 6. | Number of Contract Renewals | The number of contract renewals per month | |
| 7. | Customer Satisfaction Scores | Feedback & reviews collated from Customers | |
| 8. | Sales Pipeline Value | The total value of the current months Sales Pipeline | |
| 9. | Weighted Sales Pipeline Value | The weighted (by percentage/stage) value of the current Sales Pipeline | |
| 10. | Sales Rep Churn | Number of Reps leaving the business per quarter | |
| 11. | Sales Rep Training Number of training hours developing and growing the sales reps 12. | Sales Rep Coaching | Number of 1-2-1 Coaching Sessions each Rep has received, usually 2 per month |
| 13. | Sales Rep Attainment | Number of Reps reaching “On Track” or higher during monthly reviews | |
| 14. | Sales Rep Targets | Number of Reps meeting or exceeding Sales Targets | |
| 15. | Closing Ratios | The ratio of deals closed from qualified sales leads | |
| 16. | Returned Leads | The number of leads returned to marketing for nurturing | |
| 17. | Cross & Up Selling | Number of Reps meeting or exceeding targets | |
| 18. | Sales Cycle | Speed in days the prospect progresses through the Sales Pipe | |
| 19. | Customer Satisfaction Scores | Feedback & reviews collated from Customers | |
| 20. | COCA | Cost of Customer Acquisition | |
| 21. | Average deal size | The average value of the last months deals | |
| 22. | Sales by Channel | The sales revenue figures for each channel | |
| 23. | New Accounts by Channel | The number of new accounts opened by sales channel |
4. What are the Leadership Styles of Sales Managers
Every individual has their own style or approach to management and these different styles are aligned with their individual DiSC profile.
The DiSC model is based on theories developed by early 20th-century behavioural scientists who identified four behavioural dimensions. Most behavioural analysis today builds on the workings of Carl Gustav Jung in 1928, one of the original behavioural scientists. In the 1940s and 1950s, the DISC theory was refined from the original Jungian theory.
The genesis of these theories is said to be from the Greek philosopher Empedocles in BC444, who first defined the four dimensions of a personality as Water, Air, Earth & Fire.
These styles are not “can do” or “can’t do”, nor do they measure skills or intelligence. There are genuinely no right or wrong answers other than the truthful one. In the same way that people can be left or right-handed, a person’s mind can be influenced by one of the four quadrants.
This is not to say they do not retain traits of one or more of the other quadrants, but that every human being has a preferred style or way of behaving.
DiSC reports are never 100% accurate however they do give a credible diagnosis of behavioural strengths and weaknesses from which our Leadership Styles emerge.
DISC STYLES & PREFERENCES OF SALES MANAGERS
DRIVERS
Combination of task orientation and proactive attitude.
- These are task people who want results and waste no time in going after them.
- They tend not to discuss, explore, analyse, and think deeply, preferring to make decisions alone.
- They can be dominant, overbearing, and impatient.
- They are pushy, tough, strong-willed, efficient, and decisive.
- They do not like to be immersed in detail ,preferring concise, summarised information.
INFLUENCERS/ENERGISERS
A combination of people focuses and a proactive attitude.
- These are ideas people and have a strong future orientation.
- They like change, creative ideas and exploring new ways of doing things.
- They have a strong sense of what could be better and are committed to causes they believe in, and which they take very seriously.
- They like to explore options and opportunities, so may not be decisive.
- They tend to be undisciplined, ambitious, enthusiastic, dramatic and friendly.
STEADINESS/SUPPORTERS
A combination of people-orientation and a passive/reactive attitude.
- These are ‘people’ people and are very empathetic and/or sympathetic by nature.
- They want to establish good relationships and a co-operative way of working with others.
- They are interested in whatever concerns the person they are dealing with.
- They like to be a practical helper.
- They have views and opinions, but are not concerned with winning a debate being more concerned about what is good for the other party.
- They are available, supportive, willing, and dependable, making them excellent coaches/mentors.
COMPLIANCE/ CORRECTNESS
A combination of task orientation and a passive/reactive attitude.
- These are cautious people who like the facts, and they check the detail.
- They want to analyse and consider everything before making decisions.
- They use rational persuasions.
- They are critical, orderly, serious, and questioning.
- They draw conclusions based on available data.
5. How much do Sales Management Training Courses cost?
Sales Management training is arguably more important than training salespeople, as the Manager sets the bar in terms of performance.
The manager sets the sales strategy, creates the sales plans and holds the salespeople accountable for executing the plan.
Sales Training costs in the UK vary from free courses online and free workshops, up to £2,000 for the larger brands however, the majority of courses available are either one or two day courses, and these typically cost between £300 and £900 per person, per day.
We have a selection of training courses available from around £500 per per day covering Consultative Selling Skills, Sales Management Training and Key Account Management Training.
Sales Management training typically includes the following core topics:
| SALES MANAGEMENT TRAINING TOPICS | |
|---|---|
| Recruiting & Hiring | How to find and hire great salespeople and then successfully onboard them. |
| Management | How to successfully manage a winning sales team. |
| Training & Coaching | How people learn and how to coach them into Sales Champions. |
| Sales Strategy | How to differentiate your products and services and sell more. |
| Sales Pipeline Management | Understanding, Measuring & managing a modern sales pipeline. |
| Planning & Analysis | Analysis and planning for sales growth. |
6. What are the Best Tools for Managing Sales Teams?
There are many different types of Sales Management Tools available, the majority of which are some form of CRM (Customer Relationship Management) Tools. Whilst these are invaluable, there are many other equally important, productive and necessary tools available, depending on your requirements. Sales Management tools are predominantly broken down into these types:
- Customer Relationship Management. There are many great sales tools available depending on your requirements and budget. Depending on the Maturity of your sales unit it’s often best to start with the basic tools and focus on user adoption.
- Marketing Automation. Whilst these are predominantly marketing tools many, of these now come with a lightweight CRM built-in so you can keep all the customer information in one place.
- Content Tools. These are tools that focus on storing, indexing, customising and rendering the sales content. The content is typical multiformat and cloud-based for access in the field.
- Business Process. These tools integrate with the wider company systems and may include features such as Invoicing and Stock Control.
- HR & Performance Management Tools. These tools may perform simple tasks such as recording Holidays through to Performance Reviews and Salary & Commission Schemes.
In many cases companies have multiple systems that don’t integrate and can cause inaccurate & duplication of data, and the repetition of certain tasks which lowers productivity. As an example, it’s not uncommon for a marketing database to be separate to the sales database, nor would it be uncommon for Finance to have a different database for invoicing. These are legacy systems, that both the company and technology have outgrown and are best removed or updated.
7. Sales Performance Reviews
It is widely accepted in modern management thinking that people are the most important component in any business, and Sales is no different. If you don’t look after your salespeople they won’t look after your customers and if you grow a business, you must first grow the people in the business.
Providing regular, fair and objective performance reviews ensures Salespeople are aligned with the business objectives, performing at or above the expected level and motivating them to keep going and do better, and lastly, as recognition of their efforts.
Professional Selling can be difficult, frustrating, stressful and anxious, and that’s on a good day, so you may benefit from providing reviews on a Monthly rather than Annual basis. Although this does take up more Management Time, the payback in performance and team morale is huge (if it is done correctly).
Sales People respond well when Monthly Performance Reviews are introduce, as all human beings want to be the best they can. No one wants to do a bad job, it’s just that life, circumstances, people, technology and stuff get in the way.
A Performance Review is therefore, an opportunity to help the salespeople be successful, to grow and to develop.
Sales Managers are sometimes uncomfortable with Monthly reviews as they are forever busy and don’t need the additional workload. Also, they often believe there is no need for reviews as they talk to their people every day.
This is not the same as a structured, objective and professional review. It’s also possible that some sales managers are simply uncomfortable in the coaching role as they have either no system, no process or haven’t had the necessary training.
The biggest asset any organisation has is it’s people and given the high proportion of bad hires and the inherent cost in a new employee who does not work out, more frequent reviews might be worth exploring.
Staff Performance Reviews do take up Management time, however they are essential if you want to keep your workforce engaged, growing and delivering value to the business.
8. Sales Analysis
With the advent of modern technology, Sales Analysis has become a bigger and more important part of the role of modern Sales Managers. Working knowledge of Excel spreadsheets is required in addition to proficiency in the companies sales system. For the most part, this would be the CRM [Customer Relationship Management] tool that the company was using, however the more mature the Sales Organisation the more likely they are to be using additional technology with data. This could include HR Systems, Sales Compensation software, Sales Enablement tools and Marketing tools, if used in Sales Campaigns.
Typical examples of sales analysis would include:
- Cost of Customer Acquisition
- Customer Lifetime Value
- Cost of Sales
- Product sales split to ensure cross-selling
- Territory Analysis to ensure coverage
- Key Account Analysis to ensure retention & growth
- Market or trends analysis for future planning
- Sales Rep performance
- Customer Satisfaction
- Seasonal Analysis
Completing any Sales Analysis is dependent on accurate and up to date data, which is often not available.
9. What is Sales Territory Management?
Sales Territory Management is the process by which companies segment and manage and service the customer accounts within a defined geographical territory.
There are many variables involved in this and hence Territory Plans may look very different from one company and territory to another.
Enterprise organisations typically have Territory Plans in place with pre-defined lists of target accounts set by Management. These “named” accounts will have been segmented into importance with more time being allocated to the larger, more profitable accounts. Often salespeople are not allowed or credited for other accounts or business in the territory when operating named account lists.
The Sales Person for a Territory will have to maintain or increase the revenue from existing clients and develop and open new accounts in the territory.
Territory plans include the frequency and number of visits the Sales Rep must conduct with each of the accounts.
Territory plans are usually reviewed by sales Management every Quarter at a meeting called a QBR (Quarterly Business Review). At these meetings, salespeople present an update or progress report and a revised plan for the next 90 days.
10. Examples of Sales Roles
Whilst most industries follow similar naming conventions for job roles in sales, many companies have developed their own unique roles and job titles.
Often job titles are important as a form of recognition and progression within an organisation, however, job titles can help reinforce a structure and sales process such as in the SaaS industry.
There are hundreds of job titles and we have listed what could be argued are the most common.
| Sales Development Rep | Focused on lead generation and sit between marketing and sales qualifying leads before passing onto sales people |
| Pre-sales Technical | Provides technical expertise before a sale is made to ensure compliance, compatibility and customer satisfaction post sale |
| Business Development Reps | Primarily focused on opening new accounts and winning new business |
| Inside Sales | Desk based salespeople who undertake a range of sales activities |
| Account Managers | Primarily focused on retaining and growing existing customer accounts |
| Field Sales Reps | Field based sales reps who undertake a variety of sales activities externally |
| Channel Sales Manager | Provides support and manage the Channel partners |
11. Sales Training
Providing regular sales training and coaching to your sales team is an important part of every effective sales management sales management process. Sales Training and coaching come in many different formats from 1 off event bases sales training, to longer term sales programmes, focussing or professional development.
Regardless of the format, sales training should always be linked to the objectives and sales goals of the team. Whilst this may seem obvious many companies opt for generic sales training which covers a number of important topics, however, without a direct link to the every day activities of the sales team there is often little behavioural change.
Our preference is to provide any training and coaching via an OKR based model. This model fits and compliments perfectly the normal KPI based sales management process. We have continually found an OKR based approach provides better sales outcomes for both small businesses and large enterprises.
Product or service training where possible should avoid the traditional features and benefits based approach and focus on selling what we call business solutions that solve business problems using a consultative led approach.
“A fantastic learning experience”
Amanda – Account Manager
Der vollständige Leitfaden für das Vertriebsmanagement
Der vollständige Leitfaden für
Verkaufsleitung
mit kostenlosen Vorlagen, Tools und Leitfäden
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Lesezeit: 11 Minuten
Was ist Vertriebsmanagement?
Warum ist Vertriebsmanagement wichtig?
1. Vertriebsmanagement-Strategie
Welche Vertriebsmanagementstrategie Sie anwenden, hängt von der Art der Vertriebseinheit ab, die Sie leiten oder übernehmen (wenn Sie neu eingestellt werden). Angesichts der Schnelligkeit, mit der sich das Vertriebsumfeld verändert, ist es unklug, eine Strategie für mehr als drei Jahre zu entwickeln. Selbst innerhalb von drei Jahren wird ein Teil Ihrer Strategie aufgrund von Veränderungen auf dem Markt und in der Technologie überarbeitet werden müssen, und die Fähigkeit, dies voranzutreiben und zu akzeptieren, ist eines der Hauptmerkmale des Sales Maturity Model. Ihre Strategie sollte sich auf Folgendes konzentrieren:
1.1 Verkaufsreife
Sales Maturity gibt an, in welcher Position sich die Vertriebseinheit innerhalb des Sales Maturity Model befindet. Dies ist wichtig, weil ein Vertriebsleiter in jeder Stufe der Vertriebsreife mit unterschiedlichen Problemen konfrontiert ist und was in Stufe 3 wichtig sein mag, in Stufe 1 einfach nicht anwendbar ist.
1.2 Unternehmensziele
Die Aufgabe des Verkaufs besteht darin, die vom Unternehmen gesetzten Ziele zu erreichen oder zu übertreffen. Diese können kurzfristig und eher taktischer Natur sein oder langfristig und eher strategisch. Langfristige strategische 3-Jahres-Ziele mögen zwar wichtig sein, aber sie sind wertlos, wenn das Unternehmen nicht in der Lage ist, seinen kurzfristigen Cashflow-Bedarf zu decken, was unter Umständen eine gewisse taktische Planung erfordert.
1.3 Menschen
Da der Verkauf das Lebenselixier eines jeden Unternehmens ist, sind die Vertriebsmitarbeiter das Lebenselixier der Vertriebsabteilung. Damit eine Vertriebsmanagementstrategie wirksam ist, müssen die Vertriebsmitarbeiter und Teamleiter in der Lage sein, die Strategie umzusetzen. Dies kann dann zu schwierigen Entscheidungen zwischen Strategie und Menschen führen. Sollten Sie beispielsweise einen Spitzenverkäufer behalten, wenn er eine enorme Störung darstellt, wenn ein Teil Ihrer längerfristigen Strategie darin besteht, die Kultur und die Teamarbeit der Vertriebsabteilung zu verbessern?
1.4 Startpunkt
Unabhängig davon, wo die Vertriebsabteilung in Bezug auf Reife und Kompetenz steht, müssen Sie einen Plan erstellen, den Sie mit den anderen Beteiligten im Unternehmen teilen. Es ist daher sinnvoll, den Stand der Vertriebsabteilung mit den besten Praktiken der Branche zu vergleichen. Anhand dieser Ergebnisse können Sie einen Verbesserungsplan erstellen, den Sie befolgen können.
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2. Rahmen für das Vertriebsmanagement Beispiel
Unabhängig von den Produkten, Dienstleistungen oder der Branche hat jedes erfolgreiche Unternehmen 7 gemeinsame Bereiche für das Vertriebsmanagement. Die Komplexität und Bedeutung ist jedoch von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Was für Microsoft am besten funktioniert, muss für Apple nicht unbedingt funktionieren. Was für ein mittelgroßes Unternehmen am besten geeignet ist, gilt nicht unbedingt für ein KMU. Sie haben jedoch alle diese 7 gemeinsamen Vertriebsfunktionen, die als Rahmen für das Benchmarking und die Prüfung jeder Vertriebseinheit verwendet werden können.
- Verkaufsstrategie
a) Ist die Verkaufsstrategie auf die allgemeine Wachstumsstrategie des Unternehmens abgestimmt?
b) Befolgen die Vertriebsmitarbeiter die Vertriebsstrategie?
a) Gibt es definierte und umfassende Verkaufsprozesse?
b) Werden die Verkaufsprozesse von allen konsequent eingehalten und aufgezeichnet?
- Vertriebsmitarbeiter
a) Rekrutiert, entwickelt und stellt das Unternehmen die richtigen Mitarbeiter ein?
b) Erfasst die Vertriebseinheit die Leistung der Mitarbeiter objektiv und bewertet sie entsprechend?
- Vertriebskanäle
a) Werden alle geeigneten Vertriebskanäle genutzt?
b) Werden alle Vertriebskanäle angemessen unterstützt und verwaltet?
- Vertriebstechnik
a) Verbessern die Vertriebstechnologie, die Tools und die Daten das Kundenerlebnis?
b) Liefern die vertriebstechnischen Instrumente und Daten genaue Managementberichte und Rechenschaftsberichte?
- Vertrieb Kunden
a) Wie werden unsere Kundenbeziehungen segmentiert und verwaltet?
b) Wie messen, erfassen und berichten wir den Erfolg in unseren Kundenbeziehungen?
- Führung im Vertrieb
a) Schaffen die Vertriebsleiter ein positives und unterstützendes Umfeld, das den Erfolg belohnt und fördert?
b) Führen die Vertriebsleiter oder managen sie?
3. Wie man KPIs für den Vertrieb festlegt
Nach dem Benchmarking der Vertriebseinheit und der Erstellung eines Verbesserungsplans ist es wichtig, neue Ziele und KPIs für das Vertriebsmanagement festzulegen.
Ein Ziel würde sich auf unser Endziel beziehen, während ein KPI ein Meilenstein auf dem Weg zur Erreichung eines Ziels ist. Das eine ohne das andere ist wertlos.
Diese Ziele sollten neben Q1, 2, 3 und 4 auch rollierende 30-, 60- und 90-Tage-Ziele umfassen.
Es ist wichtig, dass alle von Ihnen festgelegten KPIs in Ihrem Einflussbereich liegen und Sie die Möglichkeit haben, zu beeinflussen, ob Sie das Ziel erreichen oder nicht.
Bei den Zielen und KPIs sollte es sich nach Möglichkeit um “Leitindikatoren” und nicht um “Verzögerungsindikatoren” handeln, z. B. ist der monatliche Umsatz ein Verzögerungsindikator, auf den Sie in manchen Fällen wenig Einfluss haben.
Was Sie jedoch kontrollieren können, ist die monatliche Verkaufsaktivität, die zu diesen Umsatzzahlen führt.
Nachlaufende Indikatoren sind ebenfalls wichtig und müssen erfasst werden, um künftige Leitindikatoren zu beeinflussen.
Unter bestimmten Umständen kann es nicht möglich sein, die KPI zu messen, wenn die Systeme und die Berichterstattung nicht verfügbar sind.
Dies könnte bedeuten, dass kurzfristig die Schaffung von Aufzeichnungs- und Berichterstattungssystemen Priorität hat.
Das kann gefährlich sein, wenn Sie zum Beispiel ein CRM-System komplett ersetzen müssen, was ein riesiges Projekt sein kann, da Sie Daten migrieren und mit unbekannten und komplexen technischen Problemen sowie dem natürlichen Widerstand konfrontiert werden, der bei Veränderungen auftritt.
Verzögern Sie nach Möglichkeit komplexe und technische Projekte und konzentrieren Sie sich auf die niedrig hängenden Früchte und nutzen Sie das glänzende neue CRM, das alle wollen, als Belohnung für das Erreichen neuer Verkaufsziele.
Vertriebsmanagementsystem
Verwenden Sie ein Vertriebsmanagementsystem, um entweder manuelle Dashboards in MS Excel oder digitale Dashboards in Ihrem CRM zu erstellen, um die Ziele und KPIs zu erfassen und zu verfolgen.
Wir verwenden ein Sales Scorecard System, das auf Harvards Balanced Scorecard basiert und das wir an den Vertrieb angepasst haben.
Die Scorecard konzentriert sich auf die vier Hauptbereiche des Verkaufs, nämlich das Auffinden neuer Verkaufsmöglichkeiten, das Erschließen von mehr Verkaufsmöglichkeiten und das Erhöhen der Verkaufsmöglichkeiten.
Der letzte Quadrant wird als Entwicklungsquadrant bezeichnet und konzentriert sich auf die Entwicklung der Vertriebsmitarbeiter.
| TABELLE DER UMSATZMANAGEMENT-KPI’s | ||
|---|---|---|
| 1. | Erste Verkaufsgespräche | Im B2B-Vertrieb beginnen die meisten Verkäufe mit einem Treffen, aber das kann auch ein Webinar oder ein Anruf sein. |
| 2. | Nachbereitung von Verkaufssitzungen | Anzahl der Nachbereitungstreffen pro Monat |
| 3. | Anzahl von qualifizierten Vorschlägen | Anzahl der qualifizierten Vorschläge, die pro Monat erstellt werden |
| 4. | Neukundenakquise | Die Anzahl der neuen Kunden, die pro Monat zum Unternehmen stoßen |
| 5. | Verkäufe nach Kanal | Die Umsatzzahlen für jeden Kanal pro Monat |
| 6. | Anzahl der Vertragsverlängerungen | Die Anzahl der Vertragsverlängerungen pro Monat |
| 7. | Bewertungen der Kundenzufriedenheit | Feedback und Bewertungen von Kunden gesammelt |
| 8. | Wert der Vertriebspipeline | Der Gesamtwert der Verkaufspipeline des aktuellen Monats |
| 9. | Gewichteter Wert der Verkaufspipeline | Der gewichtete (nach Prozentsatz/Stufe) Wert der aktuellen Sales Pipeline |
| 10. | Abwanderung von Vertriebsmitarbeitern | Anzahl der Vertreter, die das Unternehmen pro Quartal verlassen |
| 11. | Schulung von Vertriebsmitarbeitern | Anzahl der Schulungsstunden für die Entwicklung und das Wachstum der Vertriebsmitarbeiter |
| 12. | Vertriebsmitarbeiter-Coaching | Anzahl der 1-2-1 Coaching-Sitzungen, die jeder Vertreter erhalten hat, in der Regel 2 pro Monat |
| 13. | Vertriebsmitarbeiter Erreichen | Anzahl der Vertreter, die bei den monatlichen Überprüfungen “On Track” oder höher erreichen |
| 14. | Zielvorgaben für Handelsvertreter | Anzahl der Vertreter, die ihre Verkaufsziele erreichen oder übertreffen |
| 15. | Abschlussquoten | Der Anteil der aus qualifizierten Leads abgeschlossenen Geschäfte |
| 16. | Zurückgegebene Leads | Die Anzahl der Leads, die zur Pflege an das Marketing zurückgegeben werden |
| 17. | Cross & Up Selling | Anzahl der Vertreter, die die Ziele erreichen oder übertreffen |
| 18. | Verkaufszyklus | Geschwindigkeit in Tagen, mit der sich der Interessent durch die Sales Pipe bewegt |
| 19. | Bewertungen der Kundenzufriedenheit | Feedback und Bewertungen von Kunden gesammelt |
| 20. | COCA | Kosten der Kundenakquise |
| 21. | Durchschnittliches Geschäftsvolumen | Der Durchschnittswert der Geschäfte der letzten Monate |
| 22. | Verkäufe nach Kanal | Die Umsatzzahlen für jeden Kanal |
| 23. | Neue Konten nach Kanal | Die Anzahl der neu eröffneten Konten nach Vertriebskanal |
4. Was sind die Führungsstile von Vertriebsleitern?
Jeder Mensch hat seinen eigenen Führungsstil oder -ansatz, und diese verschiedenen Stile sind auf das individuelle DiSC-Profil abgestimmt.
Das DiSC-Modell basiert auf Theorien, die von Verhaltenswissenschaftlern des frühen 20. Jahrhunderts entwickelt wurden, die vier Verhaltensdimensionen identifizierten. Der Großteil der heutigen Verhaltensanalyse basiert auf den Arbeiten von Carl Gustav Jung aus dem Jahr 1928, einem der ersten Verhaltensforscher. In den 1940er und 1950er Jahren wurde die DISC-Theorie aus der ursprünglichen Jung’schen Theorie weiterentwickelt.
Der Ursprung dieser Theorien wird auf den griechischen Philosophen Empedokles (444 v. Chr.) zurückgeführt, der die vier Dimensionen der Persönlichkeit als Wasser, Luft, Erde und Feuer definierte.
Bei diesen Stilen geht es nicht um “kann ich” oder “kann ich nicht”, und sie sind auch kein Maß für Fähigkeiten oder Intelligenz. Es gibt wirklich keine richtigen oder falschen Antworten, außer der wahrheitsgemäßen. Genauso wie Menschen Links- oder Rechtshänder sein können, kann der Geist eines Menschen von einem der vier Quadranten beeinflusst werden.
Das heißt nicht, dass sie nicht auch Züge eines oder mehrerer der anderen Quadranten aufweisen, sondern dass jeder Mensch einen bevorzugten Stil oder eine bevorzugte Art des Verhaltens hat.
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DiSC-Berichte sind nie zu 100 % genau, aber sie geben eine glaubwürdige Diagnose der Verhaltensstärken und -schwächen, aus denen sich unsere Führungsstile ergeben.
DiSC-Stile und Präferenzen von Vertriebsleitern
ANTRIEBE
Kombination aus Aufgabenorientierung und proaktiver Einstellung.
- Das sind Leute, die Ergebnisse wollen und keine Zeit verlieren, um sie zu erreichen.
- Sie neigen nicht dazu, zu diskutieren, zu erforschen, zu analysieren und tiefgründig zu denken, sondern ziehen es vor, Entscheidungen allein zu treffen.
- Sie können dominant, überheblich und ungeduldig sein.
- Sie sind aufdringlich, zäh, willensstark, effizient und entschlossen.
- Sie mögen es nicht, sich in Details zu vertiefen, sondern bevorzugen prägnante, zusammengefasste Informationen.
BEEINFLUSSER/ENERGIESPENDER
Eine Kombination aus Menschenkenntnis und einer proaktiven Einstellung.
- Es sind Menschen mit Ideen und einer starken Zukunftsorientierung.
- Sie mögen Veränderungen, kreative Ideen und die Erkundung neuer Wege, Dinge zu tun.
- Sie haben einen ausgeprägten Sinn für das, was besser sein könnte, und engagieren sich für Dinge, an die sie glauben und die sie sehr ernst nehmen.
- Sie loten gerne Möglichkeiten und Chancen aus und sind daher vielleicht nicht entscheidungsfreudig.
- Sie neigen dazu, undiszipliniert, ehrgeizig, enthusiastisch, dramatisch und freundlich zu sein.
STETIGKEIT/UNTERSTÜTZER
Eine Kombination aus Menschenfreundlichkeit und einer passiven/reaktiven Haltung.
- Sie sind “Menschen” und von Natur aus sehr einfühlsam und/oder sympathisch.
- Sie wollen gute Beziehungen und eine kooperative Arbeitsweise mit anderen aufbauen.
- Sie interessieren sich für alles, was die Person betrifft, mit der sie zu tun haben.
- Sie sind gerne ein praktischer Helfer.
- Sie haben Ansichten und Meinungen, aber es geht ihnen nicht darum, eine Debatte zu gewinnen, sondern vielmehr darum, was für die andere Partei gut ist.
- Sie sind verfügbar, hilfsbereit, willig und verlässlich, was sie zu ausgezeichneten Coaches/Mentoren macht.
EINHALTUNG/ KORREKTHEIT
Eine Kombination aus Aufgabenorientierung und einer passiven/reaktiven Haltung.
- Es sind vorsichtige Menschen, die Fakten mögen und die Details überprüfen.
- Sie wollen alles analysieren und abwägen, bevor sie Entscheidungen treffen.
- Sie nutzen rationale Überredungskünste.
- Sie sind kritisch, geordnet, ernsthaft und hinterfragend.
- Sie ziehen Schlussfolgerungen auf der Grundlage der verfügbaren Daten.
5. Wie viel kosten Vertriebsmanagement-Schulungen? Kosten?
Die Schulung des Vertriebsmanagements ist wohl wichtiger als die Schulung der Verkäufer, da der Manager die Messlatte für die Leistung vorgibt.
Der Manager legt die Verkaufsstrategie fest, erstellt die Verkaufspläne und macht die Verkäufer für die Ausführung des Plans verantwortlich.
Die Kosten für Verkaufstrainings im Vereinigten Königreich variieren von kostenlosen Online-Kursen und kostenlosen Workshops bis hin zu £2.000 für die größeren Marken. Die meisten Kurse sind jedoch entweder ein- oder zweitägig und kosten in der Regel zwischen £300 und £900 pro Person und Tag.
Wir bieten eine Auswahl an Trainingskursen ab ca. £500 pro Tag an, die beratende Verkaufsfähigkeiten, Verkaufsmanagementtraining und Großkundenmanagementtraining umfassen.
Die Schulung zum Vertriebsmanagement umfasst in der Regel die folgenden Kernthemen:
| THEMEN DER VERKAUFSMANAGEMENTSCHULUNG | |
|---|---|
| Rekrutierung und Einstellung | Wie man hervorragende Vertriebsmitarbeiter findet und einstellt und sie dann erfolgreich einstellt. |
| Verwaltung | Wie man ein erfolgreiches Verkaufsteam leitet. |
| Ausbildung & Coaching | Wie Menschen lernen und wie man sie zu Sales Champions macht. |
| Verkaufsstrategie | Wie Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen differenzieren und mehr verkaufen können. |
| Management der Vertriebs-Pipeline | Verstehen, Messen und Verwalten einer modernen Vertriebspipeline. |
| Planung und Analyse | Analyse und Planung des Umsatzwachstums. |
6. Welches sind die besten Tools für die Verwaltung von Vertriebsteams?
Es gibt viele verschiedene Arten von Vertriebsmanagement-Tools, von denen die meisten eine Form von CRM (Customer Relationship Management) Tools sind. Diese sind zwar von unschätzbarem Wert, aber es gibt noch viele andere, ebenso wichtige, produktive und notwendige Werkzeuge, je nach Ihren Anforderungen. Die Instrumente für das Vertriebsmanagement werden hauptsächlich in diese Typen unterteilt:
- Kundenbeziehungsmanagement. Je nach Ihren Anforderungen und Ihrem Budget gibt es viele großartige Verkaufstools. Je nach Reifegrad Ihrer Vertriebseinheit ist es oft am besten, mit den grundlegenden Tools zu beginnen und sich auf die Benutzerakzeptanz zu konzentrieren.
- Marketing-Automatisierung. Obwohl es sich hierbei in erster Linie um Marketing-Tools handelt, verfügen viele dieser Tools inzwischen über ein integriertes, leichtes CRM, so dass Sie alle Kundeninformationen an einem Ort aufbewahren können.
- Inhaltliche Werkzeuge. Dabei handelt es sich um Werkzeuge, die sich auf die Speicherung, Indizierung, Anpassung und Darstellung der Verkaufsinhalte konzentrieren. Die Inhalte sind typischerweise multiformat und Cloud-basiert für den Zugriff vor Ort.
- Geschäftsprozess. Diese Tools lassen sich in die umfassenderen Unternehmenssysteme integrieren und können Funktionen wie Rechnungsstellung und Bestandskontrolle umfassen.
- HR- und Leistungsmanagement-Tools. Diese Tools können einfache Aufgaben wie die Erfassung von Urlaubstagen bis hin zu Leistungsbeurteilungen und Gehalts- und Provisionsregelungen übernehmen.
In vielen Fällen haben Unternehmen mehrere Systeme, die nicht integriert sind, was zu ungenauen und doppelten Daten und zur Wiederholung bestimmter Aufgaben führen kann, was die Produktivität senkt. So ist es beispielsweise nicht ungewöhnlich, dass eine Marketing-Datenbank getrennt von der Vertriebsdatenbank geführt wird, und es wäre auch nicht ungewöhnlich, dass die Finanzabteilung eine andere Datenbank für die Rechnungsstellung hat. Dabei handelt es sich um Altsysteme, denen sowohl das Unternehmen als auch die Technologie entwachsen sind und die am besten entfernt oder aktualisiert werden.
7. Überprüfung der Verkaufsleistung
Es ist in der modernen Managementlehre weithin anerkannt, dass Menschen die wichtigste Komponente in jedem Unternehmen sind, und das gilt auch für den Vertrieb. Wenn Sie sich nicht um Ihre Vertriebsmitarbeiter kümmern, werden sie sich auch nicht um Ihre Kunden kümmern, und wenn Sie ein Unternehmen vergrößern wollen, müssen Sie zuerst die Menschen in diesem Unternehmen vergrößern.
Regelmäßige, faire und objektive Leistungsbeurteilungen stellen sicher, dass die Vertriebsmitarbeiter mit den Unternehmenszielen übereinstimmen, die erwarteten Leistungen erbringen und motiviert sind, weiterzumachen und sich zu verbessern, und dienen schließlich als Anerkennung für ihre Bemühungen.
Professioneller Verkauf kann schwierig, frustrierend, stressig und nervenaufreibend sein, und das an einem guten Tag, so dass es für Sie von Vorteil sein kann, Bewertungen auf monatlicher statt auf jährlicher Basis abzugeben. Dies erfordert zwar mehr Zeit für das Management, aber der Nutzen für die Leistung und die Moral des Teams ist enorm (wenn es richtig gemacht wird).
Vertriebsmitarbeiter reagieren gut auf die Einführung von monatlichen Leistungsbeurteilungen, denn alle Menschen wollen ihr Bestes geben. Niemand will schlechte Arbeit leisten, aber das Leben, die Umstände, die Menschen, die Technik und andere Dinge kommen einem in die Quere.
Eine Leistungsbeurteilung ist daher eine Gelegenheit, den Verkäufern zu helfen, erfolgreich zu sein, zu wachsen und sich zu entwickeln.
Vertriebsleitern sind monatliche Überprüfungen manchmal unangenehm, da sie ständig beschäftigt sind und die zusätzliche Arbeitsbelastung nicht brauchen. Außerdem sind sie oft der Meinung, dass es keinen Bedarf für Bewertungen gibt, da sie jeden Tag mit ihren Mitarbeitern sprechen.
Dies ist nicht dasselbe wie eine strukturierte, objektive und professionelle Überprüfung. Es ist auch möglich, dass sich einige Vertriebsleiter in der Rolle des Coaches einfach unwohl fühlen, weil sie entweder kein System oder keinen Prozess haben oder nicht die nötige Ausbildung erhalten haben.
Das größte Kapital eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter, und angesichts des hohen Anteils von Fehlbesetzungen und der Kosten, die ein neuer Mitarbeiter verursacht, der sich nicht bewährt, könnte es sich lohnen, häufigere Überprüfungen durchzuführen.
Leistungsbeurteilungen beanspruchen zwar die Zeit des Managements, sind aber unverzichtbar, wenn Sie wollen, dass Ihre Mitarbeiter sich engagieren, wachsen und einen Mehrwert für das Unternehmen erbringen.
8. Verkaufsanalyse
Mit dem Aufkommen der modernen Technologie ist die Vertriebsanalyse zu einem immer wichtigeren Bestandteil der Rolle des modernen Vertriebsleiters geworden. Neben der Beherrschung des Vertriebssystems des Unternehmens sind Kenntnisse in Excel-Tabellen erforderlich. In den meisten Fällen handelt es sich dabei um das CRM-Tool [Customer Relationship Management], das das Unternehmen einsetzt, doch je reifer die Vertriebsorganisation ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie zusätzliche Technologien mit Daten einsetzt. Dazu könnten HR-Systeme, Software für die Vertriebsvergütung, Tools für die Vertriebsförderung und Marketing-Tools gehören, wenn sie in Vertriebskampagnen eingesetzt werden.
Typische Beispiele für Verkaufsanalysen sind:
- Kosten der Kundenakquise
- Kunden-Lebensdauer-Wert
- Umsatzkosten
- Aufteilung der Produktverkäufe, um Cross-Selling zu gewährleisten
- Gebietsanalyse zur Sicherstellung der Abdeckung
- Analyse von Großkunden zur Sicherung von Bindung und Wachstum
- Markt- oder Trendanalysen für die Zukunftsplanung
- Leistung der Vertriebsmitarbeiter
- Kundenzufriedenheit
- Saisonale Analyse
Die Durchführung einer Verkaufsanalyse hängt von genauen und aktuellen Daten ab, die oft nicht verfügbar sind.
9. Was ist Gebietsmanagement?
Das Vertriebsgebietsmanagement ist der Prozess, mit dem Unternehmen die Kundenkonten innerhalb eines bestimmten geografischen Gebiets segmentieren und verwalten und betreuen.
Dabei gibt es viele Variablen, und daher können Gebietspläne von einem Unternehmen und einem Gebiet zum anderen sehr unterschiedlich aussehen.
Unternehmensorganisationen verfügen in der Regel über Gebietspläne mit vordefinierten Listen von Zielkunden, die von der Geschäftsleitung festgelegt werden. Diese “benannten” Konten werden nach ihrer Bedeutung segmentiert, wobei den größeren, profitableren Konten mehr Zeit zugewiesen wird. Oftmals werden Verkäufern keine anderen Kunden oder Geschäfte im Gebiet gutgeschrieben, wenn sie Listen mit benannten Kunden führen.
Der Vertriebsmitarbeiter für ein Gebiet hat die Aufgabe, den Umsatz mit bestehenden Kunden zu halten oder zu steigern und neue Kunden in dem Gebiet zu entwickeln und zu erschließen.
Die Gebietspläne enthalten die Häufigkeit und Anzahl der Besuche, die der Vertriebsmitarbeiter bei den einzelnen Kunden durchführen muss.
Die Gebietspläne werden in der Regel vierteljährlich von der Vertriebsleitung in einer so genannten QBR-Sitzung (Quarterly Business Review) überprüft. Bei diesen Treffen legen die Verkäufer eine Aktualisierung oder einen Fortschrittsbericht sowie einen überarbeiteten Plan für die nächsten 90 Tage vor.
10. Beispiele für Verkaufsrollen
| Vertreter für Verkaufsentwicklung | Konzentriert sich auf die Generierung von Leads und sitzt zwischen Marketing und Vertrieb, um Leads zu qualifizieren, bevor sie an Vertriebsmitarbeiter weitergegeben werden |
| Technische Vorverkäufe | Bereitstellung von technischem Fachwissen vor dem Verkauf, um die Einhaltung von Vorschriften, Kompatibilität und Kundenzufriedenheit nach dem Verkauf sicherzustellen |
| Vertreter für Geschäftsentwicklung | Hauptaugenmerk auf die Eröffnung neuer Kunden und die Gewinnung neuer Aufträge |
| Vertriebsinnendienst | Vertriebsmitarbeiter im Innendienst, die eine Reihe von Verkaufsaktivitäten durchführen |
| Kundenbetreuer | Hauptaugenmerk auf die Erhaltung und den Ausbau bestehender Kundenkonten |
| Außendienstmitarbeiter | Außendienstmitarbeiter, die eine Vielzahl von Verkaufsaktivitäten im Außendienst durchführen |
| Vertriebsleiter | Unterstützung und Verwaltung der Vertriebspartner |
11. Empfohlene Lektüre
Wenn Sie ein Verkaufsteam leiten, ist es wichtig, dass Sie die Fähigkeiten Ihres Teams kennen. Sie können auf ein kostenloses Vertriebs-Audit-Tool Teil 1 zu den Vertriebsfähigkeiten zugreifen, um Ihre Vertriebsmitarbeiter mit den Klassenbesten zu vergleichen und zu verstehen, in welchen Bereichen Sie vielleicht Prioritäten setzen sollten.
Sie können auch auf die allgemeinen Vertriebsfunktionen zugreifen, die jedes erfolgreiche Unternehmen hat, um sicherzustellen, dass Sie das richtige Umfeld für den Vertriebserfolg haben. Sie können diese Funktionen kostenlos mit diesem Vertriebsaudit-Tool Teil 2 für die Vertriebsfunktionen in Ihrem Unternehmen bewerten.